Jak rozwiązywać problemy? 6 kroków skutecznego rozwiązywanie problemów

Każda organizacja jest zbiorem różnych osobowości, umiejętności oraz talentów, a Twoi ludzie nie zawsze będą się zgadzali z Tobą w każdej kwestii.

Jako przywódca po prostu musisz liczyć się z tym, że na problem będą patrzyli inaczej. Co zrobić jednak by te różnice przerodzić w coś konstruktywnego? 

Po pierwsze zadbaj o przejrzystą i szczerą komunikację. Rozwiązywanie problemów wymaga klarownej komunikacji, w której wszystkie obawy oraz perspektywy są wzięte pod uwagę. Zbyt dużo razy widziałem, jak trudno może być zidentyfikować sedno sprawy w środowisku, w którym nikt ze sobą otwarcie nie rozmawia.

Po drugie warto pamiętać o tym, że mimo, iż każdy problem jest inny – to strategie i metody wykorzystywane podczas ich rozwiązywania mogą być metodyczne i skupiać się na kilku krokach. Tylko dzięki temu można uniknąć ciągłego kryzysu i pochopnych decyzji. Być może słyszałeś, jak Twoi koledzy lub pracownicy mówili „zbyt szybko to rozwiązaliśmy”, “skupiliśmy się nie na tym elemencie, na którym trzeba było” lub „rozwiązaliśmy nie ten problem”.

Zobaczmy więc jak można poprowadzić pracowników przez proces rozwiązywania problemów – z dobrze wyznaczonym planem i celami. Poniżej sześć kroków, które mogą usystematyzować proces rozwiązywania problemów.

1.     Zdefiniuj problem

Pierwszym dużym krokiem jest zdefiniowanie problemu – tylko wtedy można znaleźć rozwiązanie. Możliwe jest, że wiesz, że coś w firmie jest nie tak, ale nie wiesz co. W tym kroku chcesz więc znaleźć źródło problemu, by móc usunąć je i upewnić się, że problem nie wróci.

Pytania, które warto zadać w tek części procesu

Co się dzieje?

Jakie są objawy?

Gdzie jest źródło?

Z czego wynika problem?

Jakie będą skutki jeśli nie rozwiążemy problemu?

Dlaczego problem się pojawił?

Read More

Podejmowanie decyzji - 5 kroków ku dobrej decyzji

Jedną z najważniejszych kompetencji lidera jest zdolność podejmowania decyzji biznesowych. Liderzy podejmują ich każdego dnia dziesiątki,  wpływają one na sukces firmy, a także mają wpływ na jej pracowników, klientów a czasem na sam rynek. Podjęcie dobrej decyzji wymaga wiedzy, doświadczenia i intuicji.

Jest wiele kwestii, które wpływają na to, jak jednostka podejmuje decyzje. Wśród nich znajdziemy emocje, postrzegane osobiste i zawodowe zagrożenia oraz szanse, nagrody i cele, przygotowanie, doświadczenie,  wykształcenie, ponaglające terminy, stres i wiele innych.

Najważniejsze w tym procesie jest wyhamowanie irracjonalnych i zaakceptowanie racjonalnych czynników.

Niezależnie od tego, czy decydenci zdają sobie z tego sprawę, czy nie, należy wziąć pod uwagę mnóstwo czynników zanim zacznie się wyciągać wnioski. Niezależnie od tego, czy umiejętność podejmowania decyzji jest „wrodzonym” działaniem „na czuja", czy też wyuczonym procesem, podstawą jest to, że skuteczne podejmowanie decyzji wymaga przejścia przez kilka etapów:

Każda organizacja jest zbiorem różnych osobowości, umiejętności oraz talentów, a Twoi pracownicy nie zawsze będą się zgadzali z Tobą w każdej kwestii.

 Jako przywódca po prostu musisz liczyć się z tym, że na problem będą patrzyli inaczej. Co zrobić jednak by te różnice przerodzić w coś konstruktywnego?  Po pierwsze zadbaj o klarowną komunikację.

Podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów wymaga jasnej i precyzyjnej komunikacji, w której wszystkie obawy oraz perspektywy są wzięte pod uwagę. Zbyt dużo razy widziałem, jak trudno może być zidentyfikować sedno sprawy w środowisku, w którym nikt ze sobą nie rozmawia lub nikt nikogo nie słucha.

Read More

Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?

Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?

Czy czułeś kiedyś potrzebę zabrania głosu na spotkaniu, ale zrezygnowałeś, żeby nie wyglądało to jak hamowanie grupowego wysiłku? A może przewodziłeś zespołowi, którego członkowie niechętnie wyrażali własne opinie? Pewnie tak.

Syndrom grupowego myślenia występuje szczególnie często wtedy, gdy grupa wyżej ceni harmonię i spójność poglądów niż dokładną analizę sytuacji i krytyczną ocenę podejmowanych działań. Powoduje on, że poszczególni członkowie grupy bezwiednie kierują się słowami lidera
i silnie zniechęcają się do kwestionowania konsensusu.

Syndrom grupowego myślenia (Groupthink) to termin stworzony przez psychologa społecznego Irvinga Janisa (1972). Występuje on, gdy grupa podejmuje błędne decyzje, ponieważ kolektywne naciski prowadzą do pogorszenia sprawności umysłowej, oceny rzeczywistości i moralnego osądu. Grupy dotknięte tym zjawiskiem ignorują alternatywy i mają tendencję do podejmowania irracjonalnych działań.Grupa jest szczególnie narażona na ów syndrom, gdy jej członkowie mają podobne doświadczenia życiowe, gdy jest odizolowana od opinii zewnętrznych i gdy nie ma w niej jasnych zasad podejmowania decyzji.

Jak rozpoznać syndrom grupowego myślenia?

Janis uważa, że zjawisko to ma miejsce, gdy:

grupa ma silnego lidera potrafiącego wpływać na innych,

 występuje wysoki poziom spójności grupowej,

 istnieje silny nacisk z zewnątrz na podjęcie „tej właściwej” decyzji.

Dziś już powszechnie wiadomo, że zachowania tego typu występują w wielu sytuacjach, typach grup i konfiguracjach zespołów. Ważne jest więc, aby zwracać uwagę na kluczowe przejawy grupowego myślenia.

Read More

Jak rozwiązywać problemy? Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów

W zasadzie wszystkie zadania przywódców obracają się wokół komunikacji i rozwiązywania problemów. Są te istotne, z którymi uporanie się decyduje o „być lub nie być" organizacji,  częściej rozwiązywanie problemów sprowadza się głównie do radzenia sobie z trudnymi ludźmi, ich korporacyjnym bełkotem, autopromocją, manipulacyjnym zachowaniem, spiskami i zawistnością. Naturalnie konkurencja jest dużym źródłem problemów, szczególnie, gdy przekona do siebie naszego lojalnego klienta, zbuduje nową relację handlową czy wyda nowy produkt, stworzy nową markę lub obierze nową strategię. Potencjalne fuzje i zakupy nie dają nam spokoju i również świetnie odciągają nas od istniejących już problemów poprzez tworzenie nowych.

Podejmowanie dobrej decyzji zaczyna się od odpowiedniej analizy sytuacji. W świecie teoretycznym nazywa się to „zbieraniem informacji”. Następnie nadchodzi „analiza informacji”, po czym pora na „podjęcie decyzji” oraz „wprowadzenie decyzji w życie”. Taki linearny obraz podejmowania decyzji jest jednak śmiesznie nieprawdziwy.

W prawdziwym świecie, rzeczy tak po prostu nie działają. Zazwyczaj nie da się zacząć od faktów – zaczyna się od opinii. Nieco czasu zajmuje przejście od opinii do faktów, nie zawsze jest to możliwe, w każdej organizacji jakieś informacje będą celowo ukrywane  Co więcej, zbieranie informacji, odpowiednia analiza i podejmowanie decyzji to nakładające się na siebie elementy. Nie ważne jak skomplikowany stanie się proces, analiza jest jednak bardzo, bardzo, bardzo ważna. Zadawanie wielu trafnych pytań jest tutaj kluczem do dobrych wyników.

Read More

Jak zarządzać zespołem?

Jak efektywnie kierować zespołem?

Określ kierunek działania

Jeśli chcemy zbudować odnoszący sukcesy zespół, musimy zaoferować mu klarowne i wymierne cele. Cele muszą być jasne dla każdego członka zespołu, tak aby każdy je rozumiał i umiał opisać. Powinny być wymierne lub przynajmniej możliwe do zweryfikowania. Bez wymiernych celów zespoły tracą poczucie kierunku i nie są w stanie oceniać swojej skuteczności ani określać postępów. Cele muszą mieć też wyznaczone daty realizacji – to podtrzymuje motywację zespołów i dążenie do osiągnięcia celu.

Ustal OKR

Mierzenie wydajności zespołu jest niezbędne, jeśli chcemy nauczyć się, jak ją poprawiać. Bez konkretnych danych trudno ustalić, co robimy źle, a co dobrze, co należy zmienić bądź usprawnić. Efektywnym systemem jest ustalanie w ramach zespołu tzw. celów i kluczowych wyników (OKR – Objectives and Key Results). Ta metodologia, spopularyzowana przez Intela i Google, pozwala ambitnie planować kwartał lub nawet cały rok, a pod koniec danego okresu porównać wyniki z założeniami wstępnymi. OKR powinny być tworzone zarówno w zespole, jak i indywidualnie. Niezależnie od tego, czy jesteś informatykiem czy specjalistą ds. marketingu, ta forma pomiaru może zostać użyta w zasadzie w dowolnym zespole.

Bądź elastyczny

Założone normy osiągnięte, terminy dochowane, każdy projekt doskonale zrealizowany? Rzeczywistość wygląda często inaczej. Ważne jest to, jak radzimy sobie z nieosiągniętymi wynikami, z opóźnieniami i problemami w realizacji projektu. Przyjęcie elastycznego podejścia pozwala zespołowi szybko dostosować się, gdy zmieniają się ramy projektu lub jego składowe. Zmusza to również zespół do ciągłego komunikowania się i koncentracji na jakości wykonywanych zadań. 

Read More