Outsourcing
Outsourcing - co to jest i jaka jest definicja outsourcingu
Outsourcing jest powszechną praktyką wśród różnych organizacji i jest jednym z elementów strategii organizacyjnej. Większość organizacji w dzisiejszych czasach zleca na zewnątrz niektóre z funkcji, które wcześniej same wykonywały.
Outsourcing ma miejsce wtedy, gdy jakakolwiek operacja lub proces, który mógłby być (lub zazwyczaj byłby) wykonywany wewnętrznie przez pracowników organizacji, jest zlecany innej organizacji na znaczny okres czasu. Zadania zlecone na zewnątrz mogą być wykonywane na miejscu lub poza nim.
Poprzez outsourcing organizacja wykorzystuje strony trzecie do wykonywania czynności niezwiązanych z podstawową działalnością organizacji. Korzystanie z usług stron trzecich umożliwia organizacji skoncentrowanie wysiłków na jej podstawowych kompetencjach.
Strony trzecie, które specjalizują się w danej działalności, są prawdopodobnie tańsze i bardziej efektywne, biorąc pod uwagę ich ukierunkowanie i skalę. Dzięki outsourcingowi organizacja może uzyskać dostęp do najnowocześniejszych rozwiązań we wszystkich swoich działaniach operacyjnych bez konieczności opanowania każdej z nich z osobna.
Koncepcja outsourcingu wywodzi się z amerykańskiej terminologii "outside resourcing", oznaczającej pozyskiwanie zasobów z zewnątrz.
Termin ten został później użyty w terminologii ekonomicznej w celu wskazania wykorzystania przez organizację zewnętrznych źródeł dla niektórych działań w jej funkcjonowaniu. Zgodnie z Jamesem Brianem Quinnem z The Outsourcing Institute, outsourcing rozpoczął się od organizacji zlecających zadania z zakresu części fizycznych.
Teraz duża zmiana polegała na outsourcingu intelektualnych działań usługowych, takich jak badania, rozwój produktów, logistyka, relacje międzyludzkie, księgowość, praca prawna, marketing, logistyka i badania rynku. Jeśli organizacja nie jest najlepsza w świecie w robieniu czegoś i robi to we własnym zakresie, to rezygnuje z przewagi konkurencyjnej. W takim przypadku organizacja może dokonać outsourcingu do najlepszych na świecie, podnieść wartość i obniżyć koszty.
Pierwszym mitem dotyczącym outsourcingu jest to, że jest on nowy. W rzeczywistości termin ten pochodzi z lat 70-tych, kiedy to organizacje produkcyjne poszukujące efektywności zaczęły zatrudniać osoby z zewnątrz do zarządzania mniejszymi niż istotne procesami. Outsourcing działał.
Obecnie wiele organizacji produkcyjnych zleca na zewnątrz od 70 % do 80 % zawartości swoich produktów końcowych. Duże organizacje zazwyczaj zlecają na zewnątrz połowę swoich operacji IT (technologii informatycznych).
Organizacje zlecają na zewnątrz całe swoje zaplecze organizacyjne, łącznie z zasobami ludzkimi, płacami i księgowością. Wkrótce organizacje mogą być częściej zlecane na zewnątrz niż "na zewnątrz", co oznacza zasadniczą reorganizację, która dotyczy ich pracowników i klientów. Wraz ze wzrostem liczby zlecanych na zewnątrz wyborów konsumentów, spadają koszty produktów i zmieniają się role pracowników w organizacji. Outsourcing nie jest nowym zjawiskiem w praktyce organizacyjnej. Szybko się rozwija i wyznacza początek nowego etapu podziału pracy między organizacją a outsourcingiem. Chociaż nie ma powszechnej zgody co do tego terminu, outsourcing zazwyczaj odnosi się do pozyskiwania przez organizację istotnych nakładów lub usług ze "źródeł" spoza organizacji.
Outsourcing staje się praktyką operacyjną, dzięki której organizacja zapewnia sobie możliwość zmobilizowania swoich ograniczonych zasobów czasowych i finansowych oraz skierowania ich na rozwój swojej podstawowej charakterystyki konkurencyjnej, przy jednoczesnym osiąganiu lepszych wyników z powierzonych jej wtórnych procesów operacyjnych.
Outsourcing jest promowany jako jeden z najsilniejszych trendów w nowoczesnym zarządzaniu. Uzasadnieniem dla outsourcingu niektórych funkcji i/lub procesów są znaczące oszczędności finansowe, zwiększona zdolność do skupienia się na kwestiach strategicznych, dostęp do technologii i specjalistycznej wiedzy oraz zdolność do żądania mierzalnego i ulepszonego poziomu usług.
Outsourcing różni się od sojuszy, partnerstw czy joint ventures tym, że przepływ zasobów jest jednokierunkowy, od zlecanej organizacji do organizacji zlecającej, przy czym udział w zyskach lub wzajemny wkład nie jest typową powszechną praktyką. Nie ma wątpliwości, że głównym powodem decyzji o outsourcingu jest redukcja kosztów. Organizacja stwierdza, że koszty mogą być obniżone przez outsourcing jednego lub więcej procesów operacyjnych.
Dodatkowym motywem jest zapewnienie bardziej elastycznej kontroli kosztów. Outsourcing pomaga organizacji skoncentrować się na jej strategicznych zadaniach i celach, koncentrując się na działalności podstawowej. W wyniku minimalizacji wydatków na działania, które są niezbędne, ale niezwiązane z podstawowymi funkcjami i celami organizacji, koszt główny może zostać zredukowany.
Głównymi czynnikami powodującymi najczęściej outsourcing są:
(i) potrzeba redukcji kosztów lub siły roboczej,
(ii) wewnętrzne zdolności ograniczane rosnącym popytem rynkowym,
(iii) wydajność produkcji wewnętrznej lub usług jest niewystarczająca lub nie spełnia wymagań,
(iv) proces zaopatrzenia strategicznego, (v) spełnienie wymogów regulacyjnych, prawnych lub środowiskowych oraz (vi) niewystarczające wykorzystanie zdolności wewnętrznych.
Organizacja, która chce zlecić część swoich działań na zewnątrz, ma obowiązek określić, co następuje.
Zadania, które mogą być realizowane we własnym zakresie.
Zadania, które mają być realizowane w ramach partnerstwa strategicznego.
Zadania, które mają być zlecone (zlecone na zewnątrz) specjalistom zewnętrznym.
Decyzja o zleceniu niektórych procesów zewnętrznemu dostawcy ma charakter strategiczny i może w dużej mierze decydować o przyszłości organizacji. Dlatego też ma to być przemyślana i świadoma decyzja.
Outsourcing definicja
Outsourcingiem nazywamy przenoszenie procesów i działań z wnętrza organizacji do zewnętrznych niezależnych dostawców usług. Dzięki globalnej infrastrukturze outsourcing często angażuje dostawców produktów i usług spoza macierzystego kraju zleceniodawcy.
Outsourcing to powierzenie przez organizację realizacji określonego procesu (własności procesu - process ownership) usługodawcy określając szczegółowo efekty, jakie zleceniodawca zamierza uzyskać, ale bez instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań, pozostawiając inicjatywę w tym zakresie zleceniobiorcy.
Outsourcing jest czasami definiowany jako "proces zawierania umów z najbardziej odpowiednim specjalistycznym usługodawcą zewnętrznym". Może on przybierać różne formy, które obejmują projektowanie, konstruowanie, zarządzanie, finansowanie, administrowanie i świadczenie danej usługi. Może on również obejmować przekazanie aktywów (w tym zasobów ludzkich).
Outsourcing wiąże się również z zapewnieniem płynnego wdrożenia wszystkich powiązań z wewnętrznymi działami operacyjnymi i klientami. Outsourcing można również zdefiniować jako "świadczenie w dłuższym okresie czasu przez zewnętrznego dostawcę takich procesów na rzecz organizacji, która je obsługuje, ale nie chce ich już wykonywać samodzielnie".
Outsourcing często definiuje się jako "zawieranie umów z zewnętrznymi dostawcami usług w celu dostarczenia niezbędnych usług wsparcia organizacji, która zazwyczaj jest zależna od takich usług, aby była w stanie osiągnąć swoje własne podstawowe cele organizacyjne. Celem outsourcingu jest zapewnienie, że wyspecjalizowani usługodawcy są wykorzystywani do optymalizacji opłacalnego świadczenia tych usług.
Do outsourcingu należy zawsze podchodzić z myślą o poprawie stosunku jakości do ceny, a nie tylko po to, by zaoszczędzić pieniądze bez względu na efektywność i jakość usług.
Quelin i Duhamel zdefiniowały outsourcing jako "operację przeniesienia transakcji wcześniej regulowanej wewnętrznie na dostawcę zewnętrznego poprzez długoterminową umowę i polegającą na przeniesieniu pracowników do dostawcy dla firmy". Zgodnie z ich definicją, następujące pięć elementów charakteryzuje outsourcing strategiczny.
Ścisły związek pomiędzy procesami outsourcingu a kluczowymi czynnikami sukcesu organizacji w branży.
Przeniesienie własności funkcji organizacyjnej uprzednio zinternalizowanej, często obejmujące przeniesienie personelu i majątku rzeczowego na dostawcę usług.
Umowa globalna, dłuższa i gęstsza niż klasyczna umowa o podwykonawstwo.
Długoterminowe zobowiązanie pomiędzy organizacją a dostawcą usług.
Umowna definicja poziomu usług i zobowiązań każdego z partnerów.
Outsourcing to przedsięwzięcie polegające na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazanie ich do realizacji innym zewnętrznym podmiotom gospodarczym.
Powierzenie usługodawcy kompetencji decyzyjnych w zakresie sposobów realizacji zleconych zadań to warunek zastosowania outsourcingu. Według Maurice'a F. Greavera Juniora outsourcing polega na przekazaniu zewnętrznym usługodawcom zgodnie z postanowieniami w umowie (kontrakcie) powtarzających się wewnętrznych zadań organizacji, związanych z ich realizacją pracowników, maszyn, urządzeń, wyposażenia, technologii i innych zasobów oraz kompetencji decyzyjnych dotyczących ich wykorzystania.
Rodzaje outsorcingu
· Outsourcing bardzo płytki – dokonywany jest zakup produktów przemysłowych już wytwarzanych przez producenta
· Outsourcing płytki - dokonywany jest zakup produktów przemysłowych według indywidualnej specyfikacji zleceniodawcy
· Outsourcing głęboki – istnieje powiązanie kapitałowe między zlecającym a biorcą usługi outsourcingowej (stroną zlecającą)
· Outsourcing bardzo głęboki – podmiot świadczący usługę outsourcingową jest w pełni kontrolowany przez biorcę usługi outsourcingowej (organizację zlecającą).
Istnieją trzy główne kategorie motywacji dla outsourcingu, a mianowicie (i) koszty, (ii) strategia oraz (iii) motywacja polityczna.
Dwie pierwsze z nich są zazwyczaj motywami outsourcingu. Chociaż mogą istnieć trzy kategorie, działalność związana z outsourcingiem może być inicjowana z więcej niż jednego powodu i w rzeczywistości może być napędzana przez elementy ze wszystkich trzech kategorii. Zjawisko outsourcingu zazwyczaj odnosi się do pozyskiwania materiałów i usług przez organizację ze źródeł zewnętrznych.
W tym kontekście outsourcing może być zarówno wewnętrzny, jak i międzynarodowy.
Outsourcing wewnętrzny to zakup przez organizację usług lub materiałów ze źródła znajdującego się w innej organizacji w tym samym kraju.
Outsourcing międzynarodowy definiuje się jako nabycie przez organizację usług lub materiałów wyjściowych ze źródła znajdującego się w innym kraju.
Pojęcie to obejmuje zarówno outsourcing międzynarodowy wewnątrz organizacji (w ramach którego zagraniczny dostawca środków produkcji jest nadal w posiadaniu organizacji), jak i outsourcing międzynarodowy na odległość (w ramach którego zagraniczny dostawca środków produkcji jest niezależny od organizacji, która wykorzystuje środki produkcji).
Outsourcing międzynarodowy jest częścią importu towarów i usług z danego kraju. Innym terminem często stosowanym w przypadku outsourcingu międzynarodowego jest "off shoring". Outsourcing międzynarodowy stosowany jest głównie przez organizacje w krajach o zaawansowanej gospodarce, które odciążają część swojej pracy od organizacji zlokalizowanych w krajach rozwijających się, w szczególności w celu redukcji kosztów.
W niektórych miejscach, w których proces outsourcingu jest zjawiskiem stosunkowo nowym, jest on postrzegany sceptycznie i uznawany za pełen ryzyka. W krajach wysoko rozwiniętych sprawy są lepiej rozumiane, a outsourcing, w niektórych przypadkach, jest uważany za naturalny i konieczny proces poprawy wyników organizacji.
Outsourcing a offshoring
Definicja
Offshoring - Zlecenie wykonania zadania w innym kraju.
Outsourcing - Zakontraktowanie wykonania zadania na rzecz organizacji zewnętrznej.
Ryzyko i wady
Offshoring jest krytykowany za transferowanie miejsc pracy do krajów trzecich. Wymienianymi rodzajami ryzyka są: ryzyko geopolityczne, różnice językowe, problemy z komunikacją itp.
Kategorie ryzyka stowarzyszonego z outsourcingiem zawierają w sobie konflikty interesów pomiędzy zleceniodawcami a zleceniobiorcami zleceń outsourcingowych, uzależnienie od stron trzecich, brak wiedzy tyczącej się procesów krytycznych itp.
Korzyści
Offshoring - Zazwyczaj: niższe koszty, lepszą dostępność wykwalifikowanej kadry, większe tempo realizacji zadań.
Outsourcing - Zazwyczaj: wykorzystanie wyspecjalizowanych zasobów, efektywność kosztowa i elastyczność zasobów pracy.
Zachowując poglądy zwykle związane z outsourcingiem i biorąc pod uwagę liczne kryteria jego klasyfikacji, dostępne są następujące opcje outsourcingu.
Proporcja outsourcingu, która jest całkowita, selektywna lub częściowa. Outsourcing może być stosowany w obszarach zasobów ludzkich, zarządzania rozwojem projektów, zarządzania usługami itp. Umowa outsourcingowa może mieć charakter ogólny, przejściowy lub dotyczyć procesu gospodarczego.
Rodzaj relacji outsourcingowych można opisać jako (i) jeden dostawca - jeden klient, (ii) jeden dostawca - kilku klientów, (iii) kilku dostawców - jeden klient lub (iv) kilku dostawców - kilku klientów.
Okres outsourcingu może być zarówno długoterminowy, jak i krótkoterminowy. Lokalizacja dostawcy może być lokalna, regionalna - bliżej klienta lub międzynarodowa (offshore). W przypadku outsourcingu pewnych działań, organizacja ma podjąć pewne kroki, jak podano poniżej. W większości przypadków nierozsądne jest zlecanie na zewnątrz czegoś, co tworzy unikalną przewagę konkurencyjną.
Outsourcing prawdopodobnie oferuje korzyści kosztowe, jeśli dostawca outsourcingu może osiągnąć korzyści skali. Pełna analiza finansowa ma obejmować wpływ zwiększonej elastyczności i wydajności lub skrócenie czasu wprowadzenia na rynek.
Aby ocenić niefinansowe koszty i korzyści z outsourcingu konieczne jest również jakościowe oszacowanie korzyści i ryzyka outsourcingu. Korzyści obejmują możliwość wykorzystania zewnętrznej wiedzy specjalistycznej wyspecjalizowanego outsourcera oraz uwolnienie zasobów przeznaczonych na pozafinansowe działania organizacyjne. Kluczowym ryzykiem jest rosnąca zależność organizacji od outsourcera, co ogranicza przyszłą elastyczność.
Wybór partnera outsourcingowego i kontraktowanie relacji - Kandydaci powinni być wykwalifikowani i wybierani zarówno na podstawie wykazanej efektywności, jak i zdolności do współpracy. Umowa powinna zawierać jasno określone wytyczne i środki dotyczące wydajności.
Poniżej przedstawione są główne zalety outsourcingu w organizacji.
Dzięki temu organizacja może skupić się na swojej podstawowej działalności i działaniach tworzących wartość dodaną, bez rozpraszania uwagi na konieczność prowadzenia usług wsparcia. Usługi wsparcia mogą pochłaniać zarówno czas przeznaczony na zarządzanie, jak i zasoby finansowe, a te zazwyczaj lepiej byłoby wydać na skoncentrowanie się na tym, gdzie organizacja może wykorzystać swoje zasoby i kompetencje, aby uzyskać przewagę konkurencyjną.
Prowadzi to do oszczędności kosztów. Zazwyczaj organizacje, którym zlecane są działania, specjalizują się w tych działaniach i dlatego mogą korzystać z ekonomii skali, czy to z wykorzystaniem maszyn, czy też z wykorzystaniem wiedzy specjalistycznej. Pomaga to w osiągnięciu pewności kosztowej. Umowa outsourcingowa w stałej, lub ściśle określonej cenie, przenosi znaczną część ryzyka finansowego na dostawcę. Koszty stają się bardziej przewidywalne. To pomaga w restrukturyzacji kosztów.
Na przykład, w niektórych rodzajach outsourcingu, takich jak produkcja komponentów, prowadzi to do niższych kosztów stałych i wyższych kosztów zmiennych. Jeśli wszystkie komponenty są kupowane, to wszystkie te koszty są zmienne. Jeśli komponenty zostałyby wyprodukowane we własnym zakresie, nieuchronnie wiązałyby się z nimi znaczne stałe koszty ogólne.
Prowadzi to do dostępu do najnowocześniejszej wiedzy fachowej i talentów. W zaawansowanych technicznie, szybko rozwijających się branżach, małym organizacjom może być trudno rozwijać lub korzystać z nowych procesów.
Outsourcing do specjalistycznej organizacji może dać dostęp do najnowszych technologii.
Prowadzi to do lepszej jakości. Może nastąpić natychmiastowa poprawa jakości, jeśli proces zostanie zlecony organizacji najwyższej klasy, gdzie jakość jest dokładnie określona w umowie o poziomie usług.
Pomaga to w przenoszeniu ryzyka. Jeśli organizacja dostrzega, że jeden z jej procesów obarczony jest wysokim ryzykiem, wówczas może on zostać przeniesiony w drodze outsourcingu do tej organizacji, dla której proces ten jest procesem regularnym i nie stanowi ryzyka. Pomaga on w zarządzaniu potencjałem. Na przykład, organizacjom może być trudno poradzić sobie ze zmiennym zapotrzebowaniem, które jest albo wyczerpane (nieszczęśliwi klienci), albo ma (kosztowne) niewykorzystane możliwości.
Outsourcing pomaga w ograniczeniu tego problemu. Inne korzyści płynące z outsourcingu zostały przedstawione poniżej:
Zmniejszone koszty ogólne i operacyjne
Konkurencyjność cenowa
Mniejsze zaangażowanie (zamrożenie) kapitału
Większa elastyczność, zdolność do sprostania wahaniom popytu Łatwiejszy i bardziej ekonomiczny dostęp do najnowszych technologii
Poprawa wymierności kosztów Lepsza kontrola nad działami wewnętrznymi
Dostępność nowych opcji usług i mniejsze zaangażowanie kapitałowe
Dostęp do kompetencji zewnętrznych Nabywanie specjalistycznej wiedzy specjalistycznej
Nie m asię więc co dziwić, że outsourcing to popularny element wykładów i szkoleń dla firm.
Wady outsourcingu
Istnieje również kilka wad outsourcingu, ponieważ w każdym stowarzyszeniu jednym z podstawowych warunków jest kompromis. Główne wady outsourcingu zostały przedstawione poniżej. Istnieje zależność organizacji od dostawcy Realizacja dostaw na czas i poziom zadowolenia klienta końcowego może spaść z powodu opóźnień u osób trzecich. Ryzyko to może być znacznie zwiększone, ponieważ produkt/usługa jest zlecana na zewnątrz.
Opóźnienia mogą być spowodowane przez wiele czynników, które są poza kontrolą organizacji outsourcingowej. Wraz ze wzrostem czasu realizacji i zmienności zwiększa się również zapotrzebowanie na wyższe poziomy zapasów i inne kosztowne bufory, podczas gdy zaufanie do całego łańcucha dostaw pogarsza się. Jakość produktów lub usług może również ucierpieć w outsourcingu, wpływając na zadowolenie klienta.
Organizacje mają starannie dobierać, kwalifikować, zawierać umowy i zarządzać swoimi partnerami outsourcingowymi, aby zapewnić, że jakość nie pogorszy się. Często wymaga to odpowiednich okresów przejściowych i/lub równoległej produkcji, jak również skutecznych szkoleń pomiędzy organizacjami. Aspekty te są często zaniedbywane ze względu na wysiłki mające na celu oszczędność kosztów.
Faza przejściowa outsourcingu może się również nie udać, jeśli harmonogramy i budżety nie zostaną osiągnięte z powodu niewystarczającego planowania i/lub zasobów. Projekt outsourcingowy ma być prowadzony z tą samą dyscypliną i planowaniem, co dobrze prowadzone wdrożenie systemów na dużą skalę.
Outsourcing to zastępowanie funkcji produkcyjnych lub usługowych, które mają bezpośredni wpływ na zdolność organizacji do wypełniania zobowiązań wobec klientów i udziałowców. Są to koszty ukryte lub nieoczekiwane. Chociaż wiele kosztów staje się bardziej przewidywalnych, dostawca zazwyczaj bardzo uważnie określa, co dokładnie te koszty pokrywają.
Prawdopodobnie będą istniały znaczne dodatkowe opłaty za cokolwiek dodatkowego. Dodatkowo, należy pamiętać, że prawie na pewno dostawca zna tę część operacji lepiej niż outsourcer i zazwyczaj zapewnia, że umowa jest starannie (i korzystnie) sformułowana. W organizacji dochodzi do utraty know-how.
Pracownicy zaczynają tracić kontakt z nowymi przełomowymi rozwiązaniami technologicznymi, które stwarzają możliwości dla innowacji produktowych i procesowych. Następuje utrata długotrwałej konkurencyjności w dziedzinie badań i rozwoju (R&D). Istnieje ryzyko współpracy z nieuczciwym dostawcą, który po uzyskaniu dostępu do wiedzy dotyczącej organizacji i jej produktów może wykorzystać ją przeciwko organizacji w przyszłości. Mogą pojawić się kwestie związane z poufnością/bezpieczeństwem.
Outsourcing niektórych procesów może dostarczyć dostawcy informacji, które mogą być cenne lub wrażliwe. Prowadzenie procesu we własnym zakresie zawsze zwiększa bezpieczeństwo.
Dostawca usług może nie mieć odpowiednich możliwości. Może to nie być opłacalne finansowo, narażając tym samym organizację na ryzyko przerwania dostaw. Mogą pojawić się trudności w komunikacji i koordynacji. Proces outsourcingu jest trudny do odwrócenia. Kiedy dana czynność zostanie zlecona na zewnątrz i zniknie wewnętrzne know-how, może być bardzo trudno przywrócić ten proces w firmie.
Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy umowa zostanie przedłużona, a wzrost cen może być wyższy niż oczekiwano, ale może być trudno zrezygnować z dostawcy. Istnieje możliwość zaszkodzenia reputacji. Jeśli dostawca zlecający na zewnątrz nie będzie działał prawidłowo (np. nie będzie produkował zgodnie z wymaganymi normami jakości i nie dostarczy towarów na czas), może to spowodować poważne szkody dla reputacji organizacji. Istnieją problemy związane z brakiem zgodności celów i utratą kontroli kierowniczej. Organizacja dostawców zarabia pieniądze, robiąc rzeczy efektywnie.
Outsourcing organizacji może zarabiać pieniądze dzięki innowacjom. Do pewnego stopnia, pomimo umowy, może zatem istnieć różnica w celach i podstawowych wartościach pomiędzy tymi dwoma organizacjami. Outsourcingowy sukces zależy od wyników innej organizacji.
Chociaż zawsze istnieje zależność pomiędzy kupującymi i sprzedającymi, outsourcing przenosi większą odpowiedzialność za sukces na wydajność organizacji outsourcingowej. Jeśli ważna organizacja outsourcingowa zbankrutuje, mogą pojawić się poważne konsekwencje.
Outsourcing książki | Outsourcing literatura
R. L. Click, Thomas N. Duening "Business process outsourcing, the competetive advantage", Wiley 2004