Najczęstsze błędy w zarządzaniu projektami

Jesteś kierownikiem projektu, który musi żonglować wieloma projektami jednocześnie, nie psując żadnego z nich. Mimo to, nadzorowane przez Ciebie projekty wymagają więcej czasu na ukończenie i kosztują znacznie więcej niż zakładał pierwotny budżet. Daje to bezsenne noce, a nawet gdy śpisz, masz koszmary. Czy to wszystko brzmi znajomo? Jeśli tak, musisz pomyśleć o przyczynach niepowodzenia projektów. Błędy w zarządzaniu projektami - kiedy je analizujesz, zdasz sobie sprawę, że być może popełniasz kilka z nich. Poniżej 10 najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami.

W tym poście omówię 3 najważniejsze z nich.

Wyznaczanie celów bez zgody zespołu
Pozwalanie, aby zakres wyrósł z proporcji
Niepriorytetowanie zadań i projektów
Niekompetentny kierownik projektu i zespół
Słaba komunikacja między zespołem a zainteresowanymi stronami
Ręczne wykonywanie wszystkich zadań
Słabe zarządzanie zasobami
Wybór niewłaściwej metodyki zarządzania projektem
Nieprawidłowe zarządzanie zmianą
Ignorowanie kierunku działania firmy przy wyborze projektów

1. Wyznaczanie celów projektu bez zgody zespołu

Przed ustaleniem celów i sporządzeniem prognoz dotyczących nadchodzących projektów, ważne jest, abyś zorganizował spotkanie otwierające projekt z wszystkimi członkami zespołu. Spotkanie to pomoże Ci ustalić właściwe oczekiwania i sprawi, że Twój zespół będzie zorganizowany wewnętrznie, ponieważ każdy wie, jakie będą jego role i obowiązki. Co więcej, zaoszczędzi Ci to czasu na wyznaczanie nierealnych terminów, co jest jedną z największych przyczyn niepowodzenia projektów.

Według badania KPMG, 60% projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ termin ich realizacji jest krótszy niż rok.

Ustalenie nierealnych terminów zmusza Twój zespół do pośpiechu w różnych fazach projektu. Gdy projekty są w pośpiechu, szanse na błędy zwiększają się. W rezultacie otrzymujesz pół wypieczony produkt końcowy. Zapewnij zaufanie każdemu członkowi zespołu wraz ze wszystkimi interesariuszami projektu, aby wszyscy pozostali na tej samej stronie.

2. Pozwalanie, aby zakres projektu wyrósł z proporcji

Ciągle słyszysz słowo "zakres" pojawiające się w zarządzaniu projektem, ale czym tak naprawdę jest "zakres"? Według PMBOK, Scope creep można zdefiniować jako "dodawanie większej ilości funkcji i funkcjonalności bez uwzględniania wpływu na czas, koszty i zasoby lub bez zgody klienta". Zjawisko to występuje wtedy, gdy projekty nie są odpowiednio zdefiniowane, udokumentowane lub kontrolowane.

A więc, jak możemy przebrnąć przez ten problem z zakresem? Poproś swoich klientów, aby przedstawili swoje wymagania i stworzyli dokument dotyczący zakresu projektu. Uzyskaj ten dokument podpisany przez klientów. Nawet jeśli muszą dokonać zmian w połowie projektu, powinny one być niewielkie, a nie duże. Obsługa zmian w zakresie nie jest łatwa. Tutaj w grę wchodzą możliwości zarządzania zmianami.

3. Nie nadawanie priorytetu zadaniom i projektom

Nie wszystkie projekty są takie same. Niektóre projekty mają napięty termin, podczas gdy inne nie. Niektóre projekty mają większy zakres i są bardziej złożone niż inne. Większość kierowników projektów ignoruje ten fakt i w końcu rozpoczyna projekt, którego termin jest daleki, ignorując projekt, którego termin jest bliski. Jak więc można efektywnie zarządzać wszystkimi projektami? W tym miejscu priorytetyzacja projektów może Ci pomóc. W rzeczywistości, powinieneś przejść na poziom granularny i uszeregować zadania i podzadania według ważności. Możesz to łatwo zrobić, korzystając z oprogramowania do zarządzania zadaniami online.

Już niebawem opiszę kolejne z najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami. W międzyczasie daj proszę znać jak Ty to widzisz i co pokazuje Twoje doświadczenie i praktyka. Dzięki za Twój czas i dobrego dnia.

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!