Jak prowadzić trudną rozmowę z pracownikiem - 7 kluczowych kroków.

Jeśli zarządzasz ludźmi lub pracujesz w dziale kadr to są spore szanse, że pewnego dnia będziesz musiał przeprowadzić trudną rozmowę. Trudne rozmowy stają się konieczne z wielu powodów. Przez brak ich prowadzenia lub nieodpowiedni sposób ich prowadzenia ryzykujesz relacjami i powstaniem dysharmonii w miejscu pracy.

Jedną z najbardziej stresujących części życia zawodowego jest zastanawianie się jak powiedzieć coś trudnego, nieprzyjemnego lub niezręcznego swojemu koledze, szefowi, podwładnemu. Większość z nas nie czuje się dobrze w trudnych rozmowach w żadnym otoczeniu ale przeprowadzanie ich w pracy może być podwójnym wyzwaniem ponieważ boimy się o nasze relacje i reputację.

Poniższe kroki pomogą ci w przeprowadzaniu trudnych rozmów. Pamiętaj ludzie potrzebują uczciwej, czytelnej i profesjonalnej rozmowy z informacją zwrotną.

Kroki służące dostarczeniu uwagi z informacją zwrotną podczas trudnej rozmowy.

• Spróbuj uzyskać pozwolenie na rozpoczęcie trudnej rozmowy i przekazanie uwagi z informacją zwrotną.

Nawet jeśli jesteś szefem pracownika to zacznij od stwierdzenia, że masz jakieś uwagi, którymi chciałbyś się podzielić. Zapytaj czy jest to dobry czas lub czy pracownik woli wybrać inny czas i miejsce (oczywiście w granicach rozsądku).

Dając tu pracownikowi pewną kontrolę nad tym jak i kiedy uwaga z informacją zwrotną jest otrzymywana możemy zrobić ogromną różnicę w jego odbiorze tej trudnej uwagi.

• Użyj łagodnego rozpoczęcia trudnej rozmowy.

Rozpocznij łagodnie. Jeśli czujesz się niekomfortowo w swojej roli w tej rozmowie to również możesz mu o tym powiedzieć. Większość ludzi czuje się nieswojo przekazując uwagi na temat osobistego ubioru lub zwyczajów danej osoby. To normalne i ludzkie. Nikt nie chce zasmucać innej osoby lub wprawić ją w zły nastrój. Ale jesteś winien zarówno sobie jak i tej drugiej osobie sposobność do poprawy zachowania, które prawdopodobnie ma wpływ na ich szansę na sukces w pracy.

• Nie poddawaj się pokusie by wzmocnić ową uwagę czyniąc wywód, że pochodzi ona od wielu osób lub usprawiedliwiając swój obowiązek w tym względzie stwierdzeniem że duża grupa współpracowników wnosiła skargi.

To zwiększa zakłopotanie i szkodzi wyjściu na prostą osobie, której przekazuje się taką uwagę.

• Najlepsze są uwagi proste i bezpośrednie.

Nie owijaj w bawełnę. Powiedz „Rozmawiam z tobą ponieważ jest problem, który musisz rozwiązać.”

• Powiedz tej osobie jaki wpływ odniesie zmiana jej zachowania z pozytywnej perspektywy.

Powiedz pracownikowi jak wybór by nic nie robić w tej sprawie wpłynie na jej karierę i pracę.

• Osiągnij porozumienie co do tego co i kiedy ma zrobić ta osoba by zmienić swe zachowanie.

Ustal termin lub przedział czasowy. Upewnij się, że ty i osoba, z którą prowadzisz trudną rozmowę doszliście do porozumienia.

• Podejmij działania następcze wkrótce po zwróceniu uwagi, po to by sprawdzić czy pracownik poczynił postęp w tym zakresie i utrzymuj je regularnie w razie nie następowania zmian lub jeśli wydaje się konieczny dodatkowy „kuksaniec”.

Fakt, że problem wciąż istnieje oznacza, że powrót do dawnych przyzwyczajeń jest możliwy; pracownik może również potrzebować dalszego wyjaśnienia uwagi z informacją zwrotną celem lepszego zrozumienia. Potem możliwe są dalsze uwagi - opinie i ewentualne działania dyscyplinarne jeśli trudna rozmowa z pracownikiem nie przyniesie spodziewanych efektów.

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!