Problem
Czym jest problem? Jak rozwiązać problem? Jak radzić sobie z problemem?
Problem polega na różnicy między sytuacją rzeczywistą a pożądaną. Problem jest definiowany jako każde zdarzenie lub sytuacja, nieprzewidziana, niechciana w organizacji, projekcie lub pracy, którą należy się zająć i rozwiązać, zanim stanie się ona zbyt złożona.
W czasie funkcjonowania organizacji dzieje się dużo. Zdarzenia lub sytuacje które nie były przewidziane i dlatego nie istniało w organizacji żadne planowanie, aby się nimi zająć są określane jako problemy.
Zwykle słowo "problem" odnosi się do różnicy między jakąś istniejącą a pożądaną sytuacją.
Problem organizacyjny wiąże się z różnicą zdefiniowaną przez pracownika, który porównuje to, co jest postrzegane do pożądanych wyników. Takie problematyczne luki lub rozbieżności mogą ponadto obejmować wszystko to, co może mieć preferencje decydenta, w tym środowisko zewnętrzne, wewnętrzne stany wiedzy i własne preferencje.
Przyczyny problemów w pracy i w organizacji
Każde zdarzenie lub sytuacja może być przyczyną problemów, ale wszystkie problemy nie są takie same. Problemy występują w różnych kształtach i rozmiarach. Mogą one mieć charakter administracyjny lub mogą mieć charakter techniczny. Mogą być małe lub duże. Mogą być proste lub złożone. Mogą być oczekiwane lub niespodziewane.
Problemy organizacyjne mogą być związane z zasobami ludzkimi, zewnętrznymi udziałowcami, sprawami finansowymi, zakładami i sprzętem, surowcami, jakością, kwestiami ochrony środowiska i wieloma innymi.
Każdy problem niesie ze sobą nowe wyzwania dla organizacji. Istnieją cztery poziomy problemów, które są zwykle spotykane w organizacji. Składają się one z (i) prostych problemów, które mogą być rozwiązane przez jednostkę, (ii) prostych problemów, na które znane są odpowiedzi (można je nazwać bardziej zadaniem niż wysiłkiem związanym z rozwiązywaniem problemów), (iii) trudnych problemów, na które nie ma znanych odpowiedzi i które wymagają znalezienia rozwiązania przez więcej niż jedną osobę/dyscyplinę, oraz (iv) problemów, które istnieją już od jakiegoś czasu, ale znalezienie rozwiązania tych problemów jest dla organizacji krytyczne.
Problemy, z którymi boryka się kierownictwo organizacji i pracownicy, można podzielić na trzy główne rodzaje, a mianowicie (i) problemy strukturalne, (ii) problemy nieustrukturyzowane oraz (iii) problemy kryzysowe. Problemy ustrukturyzowane to problemy, które są znane, bezpośrednie i jasne w odniesieniu do informacji potrzebnych do ich rozwiązania. Można się spodziewać tych problemów, a kierownictwo może planować i opracowywać konkretne sposoby ich rozwiązania, a nawet podjąć działania mające na celu zapobieganie ich wystąpieniu. Problemy nieustrukturyzowane to takie, które wiążą się z niejasnościami i brakami w informacjach, a często występują jako nowe lub nieoczekiwane sytuacje. Problemy te zazwyczaj wymagają nowatorskich rozwiązań. Problemy kryzysowe są to nieoczekiwane problemy, które mogą doprowadzić do katastrofy, jeśli nie zostaną rozwiązane szybko i właściwie. Kierownictwo organizacji instaluje systemy "wczesnego ostrzegania" i opracowuje plany zarządzania kryzysowego, aby radzić sobie z tymi problemami w najlepszy możliwy sposób.
Rozwiązywanie problemów stanowi istotny element szkoleń biznesowych i szkoleń dla liderów.
Problemem jest coś, czego organizacja nigdy nie może się pozbyć, jak bardzo kierownictwo próbuje i jak wiele działań wyprzedzających podejmuje. Dlatego też, aby poradzić sobie z problemami pojawiającymi się na drodze funkcjonowania organizacji, kierownictwo musi podejmować działania w celu rozwiązania problemu w miarę potrzeb.
Co więcej, problemy istnieją wszędzie w organizacji i przez cały czas. Nie należy jednak traktować tych problemów jako czegoś złego lub niepożądanego. W rzeczywistości uważa się, że organizacja jest zobowiązana do przyjęcia tych problemów. Bez problemów do rozwiązania, organizacja nie może oczekiwać żadnej poprawy w jej funkcjonowaniu. Organizacja zdobywa nową wiedzę podczas rozwiązywania problemów. Kierownictwo organizacji ma inteligentnie radzić sobie z problemami, z którymi boryka się organizacja, tak aby znalezione dla nich rozwiązania mogły być wykorzystane do poprawy jej funkcjonowania.
Problemy pojawiają się w organizacji regularnie w postaci różnych kształtów i rozmiarów, a rozwiązania tych problemów są również znajdowane w sposób rutynowy. Jednak wszystkie problemy nie mają tego samego charakteru.
Problemy te mogą być bardzo różne i wymagają różnych podejść do ich rozwiązywania. Niektóre problemy mają charakter krótkoterminowy, inne długoterminowy. Niektóre z nich wymagają decyzji. Niektóre wiążą się z całym szeregiem problemów, z których należy wybrać priorytety. Nie ma jednego sposobu, który rozwiązałby wszystkie problemy. Możliwe jest również, że całkowite rozwiązanie niektórych problemów jest niewykonalne i organizacja musi nauczyć się żyć z tymi problemami. Istnieją różne podejścia, czyli "narzędzia", które pomagają w rozwiązywaniu niektórych rodzajów problemów.
Większość z nich stanowi jedynie zdrowy rozsądek, ale właśnie tego brakuje w wielu intuicyjnych próbach rozwiązywania problemów. Zarządzanie musi być wygodne z wieloma narzędziami i nie boi się wypróbowania kilku z nich na danym problemie. Wszystkie one są metodami, które pomagają ludziom myśleć i znajdować drogę do rozwiązania problemu.
