Motywowanie pracowników
Głównym celem każdej firmy, niezależnie czy jest to firma prywatna czy spółka skarbu państwa, niewielka organizacja czy organizacyjny behemot jest zwiększenie efektywności pracy a w efekcie osiągnięcie jak najlepszych wyników. Jednym z podstawowych sposobów osiągania tego wyniku przez organizację jest zaangażowanie i motywowanie pracowników. Zaangażowanie to wiąże się ściśle z pojęciem motywacji i motywowania.
Powodzenie działania w zasadzie każdej organizacji zależy głównie od jej członków, ich zaangażowania, motywów postępowania oraz stopnia identyfikacji z potrzebami i celami organizacji. Przyczyny ludzkiego działania są istotne dla menedżerów, chcących skutecznie zarządzać przedsiębiorstwem, jednak nie jest rzeczą łatwą odpowiednie rozpoznanie motywatorów poszczególnych jednostek, zwłaszcza jeśli ich zachowanie bywa skomplikowane, bądź nieracjonalne.
Ludzie są najcenniejszym zasobem każdej organizacji. To oni dostarczają najcenniejszy kapitał, czyli swoją pracę, energię, wiedzę, umiejętności, które wpływają na możliwość osiągnięcia celów danego przedsiębiorstwa.
Motywowanie polega na stwarzaniu odpowiednich warunków płacy i pracy jak również nakłanianiu pracowników do realizowania zadań organizacji w których pracują. Zatem cel motywowania to wyzwalanie u pracowników zachowań które będą zgodnie z oczekiwaniami przełożonych. Motywowanie prowadzone jest za pośrednictwem systemu motywacji do pracy, który bywa też nazywany systemem motywacyjnym lub systemem motywowania w przedsiębiorstwie.
Motywowanie, to postępowanie menadżerów, polegające na wykorzystaniu przez nich wiedzy o tym, co sprawia, że pracownicy zachowują się w określony sposób, do wpływania na zachowania pracowników. Do wpływania na ich potrzeby i pragnienia tak, aby wywołać u nich zadowolenie i satysfakcję, podczas gdy organizacja realizuje swoje cele. Proces motywacyjny stymulując postępowanie człowieka musi doprowadzić do uzyskania oczekiwanego rezultatu.
Motywacja jako funkcja kierowania
Motywacja będąca elementem podsystemu psychospołecznego organizacji, jest uznawana za jedną z kluczowych funkcji kierowania, także jako metoda zarządzania. Objaśnienie tej roli może prezentować się następująco:
jako koordynowanie i rozkazywanie w organizacjach w stylu feudalnym,
jako pobudzenie, identyfikowane z kształtowaniem oczekiwanych postępowań pracowników a także możliwości organizacyjno-technicznych sprzyjających wysokiej skuteczności pracy,
jako inspirowanie, inaczej mówiąc stosowanie motywacji integrującej.
Taki przebieg rozwoju funkcji motywacyjnej wykształcił ją jako impuls inspiracji dla zdobywania określonych celów. Zatem motywowanie to inspirowanie do stwarzania optymalnych warunków do pozytywnego współdziałania pracowników, działania a także wiązania ich celów z celami firmy. Jednak obliguje to do poznania motywów jakimi podążają ludzie a następnie poszukiwania sposobów kierowania, które wpłyną na umocnienie i powstania motywacji do działań.
Motywowanie w przedsiębiorstwie polega na takim kierowaniu ludźmi, by dążyli do określonego przez zarząd planu. Człowiek jest silnie zmotywowany, gdy spodziewa się ustalonego celu, do którego doprowadzi go chętnie podjęte działanie oraz do nagrody, która ma zaspokoić jego potrzeby.
W ten sposób można motywować się samodzielnie i jest to najlepsza forma motywacji. Jednak większość ludzi potrzebuje owej motywacji z zewnątrz w większym lub mniejszym stopniu. Tę motywację może stworzyć organizacja poprzez przygotowanie warunków gdzie dzięki wynagradzaniu, możliwościom poszerzania wiedzy i rozwojowi będzie można osiągnąć wysoki poziom motywacji a co za tym będzie szło – wysokiej efektywności.
Ł. Sułkowski i J. Sokołowski podają, że motywowanie to „(…) proces celowego i świadomego oddziaływania na motywy postępowania ludzi przez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań dla osiągnięcia celów motywującego”. Ponadto autorzy wyjaśniają funkcję motywowania, powołując się na A. Pocztowskiego, który twierdzi, że zasadniczą funkcją tego procesu jest „(…) świadome i celowe oddziaływanie na zachowania ludzi w procesie pracy, przy wykorzystaniu wiedzy na temat determinujących je czynników”.
T. Oleksyn podaje, że motywowanie to „zespół wielu różnych oddziaływań, ukierunkowanych na spowodowanie osiągnięcia zamierzonych celów i efektów oraz przyjmowanie oczekiwanych postaw i zachowań ludzi w danej organizacji lub jej części”. (T. Oleksyn, Praca i płaca w zarządzaniu, wyd. Międzynarodowa Szkoła Menedżerów, Warszawa 2001, s.265. 47 )
A. Kozłowski określa, że motywacja „jest pojęciem ogólnie określającym takie zjawiska jak zamiar, chęć, intencja, pragnienie czegoś, zainteresowanie czymś”. Autor twierdzi również, że motywacja może być określona jako „proces psychologiczny, od którego zależy jakie chcemy osiągnąć cele w przyszłości, ile chcemy zużyć energii i poświęcić na to czasu”. (A. Kozłowski, Motywowanie pracowników w organizacji, wyd. CeDeWu, Warszawa 2017, s.9. 48 Tamże. 49 )
Motywowanie stanowi bardzo ważny element zarządzania, polega na wpływaniu takim na innych, aby wykonywali pożądane poprzez zarządzającego działania. Ludzie motywowani są, gdy spodziewają się, iż tryb postępowania doprowadzi ich do osiągnięcia celu czy cennej nagrody – takiej, która będzie zaspokajać ich potrzeby.
Silnie motywowani ludzie mają zdefiniowane jasno cele oraz podejmują działania prowadzące do osiągnięcia tychże celów. Tacy ludzie motywować się mogą samodzielnie i jeśli to oznacza poruszanie się we właściwym kierunku oraz spełnianie stawianych im oczekiwań, to wtedy jest to najlepszy rodzaj motywacji. Jednak większość osób (pracowników) w mniejszym czy większym stopniu potrzebuje zmotywowania z zewnątrz. ( J. Allan, Motywowanie, Warszawa 2007, s. 23; Z. Jasiński, Motywowanie w przedsiębiorstwie, Warszawa 2004, s. 43.)
Motywowanie jest jedną z najważniejszych funkcji zarządzania organizacjami, można by nawet rzec, że najważniejszą. Bez motywowania pracowników trudno sobie wyobrazić realizacje celów i misji przedsiębiorstwa czy skutecznego konkurowania z innymi organizacjami.
Motywowanie do pracy jest świadomym i celowym procesem oddziaływania na pracowników. Dzięki niemu możliwe jest stworzenie różnorodnych sytuacji, które pozwalają na wyciągnięcie wartości i oczekiwań pracowników względem ich pracy. Proces ten pozwala osiągnąć cele stawiane osobie motywowanej, z uwzględnieniem otoczenia obu stron procesu motywowania – pracownika oraz motywującego do pracy.
Motywowanie do pracy jest ważne nie tylko dla pracodawcy, ale również dla samego pracownika, któremu z upływem czasu zmieniają się zarówno jego własne potrzeby jak i wymagania, a tym samym, zmienia się jego chęć działania w otaczającym go otoczeniu.
Komponenty motywowania pracowników
J. Penc podaje, że do najważniejszych komponentów motywacji pracownika zalicza się przede wszystkim takie czynniki jak: - percepcja – indywidualny sposób postrzegania rzeczywistości, a także doznawania wrażeń, jakie płyną z jej akceptacji bądź negacji, - poglądy oraz wartości, które warunkują cele człowieka, sposób podejmowania decyzji oraz komunikacji z innymi, - zainteresowania, które warunkują stopień akceptacji pracy, zaangażowanie czy nastawienie, - uczucia decydujące o stosunku do pozostałych pracowników, chęci lub niechęci do współpracy z nimi, nastroju wewnętrznym czy intensywności działania, - osobowość – decyduje ona o sposobach przystosowania się człowieka do środowiska, a także wymagań, jakie stawia przed nim organizacja oraz sama praca.
Czynniki motywacyjne
Poniżej znajdują się czynniki motywacyjne, które odgrywają istotna rolę w systemie motywacyjnym to
1) Płacowe:
· wynagrodzenie,
· premie (prowizyjne, akordowe),
· podwyżki (wiążące indywidualną efektywność realizacji zadań, celów oraz zachowań),
· mieszkanie służbowe,
· zwrot kosztów powrotu do domu lub dojazdu do pracy,
· niskooprocentowane kredyty dla pracowników,
· nagrody – np. bilety na mistrzostwa świata w loży VIP – dla pracowników osiągających najlepsze wyniki,
· kary,
2) Pozapłacowe (materialne i niematerialne):
· szkolenia,
· akcje,
· samochód służbowy, telefon, laptop,
· studia podyplomowe, udział w prestiżowych konferencjach,
· nauka języka obcego,
· świadczenia socjalne jak np. wczasy, karnety na basen, dodatkowe ubezpieczenia, opieka medyczna,
· listy pochwalne, odznaczenia, dyplomy,
· imprezy integracyjne,
· dofinansowanie wypoczynku,
· elastyczny czas pracy.
Motywowanie pracowników w procesie pracy
Motywowanie pracowników w procesie pracy pełni kilka ważnych funkcji. Ma ono na celu pobudzenie, inspirowanie, rozkazywanie i koordynowanie ich działań. Prowadzi ono do optymalizacji zależności na linii pracodawca-pracownik, tak aby jedna i druga strona odczuwała jak najbardziej wymierne korzyści. Motywowanie przyczynia się w znacznym stopniu do zwiększenia produktywności pracowników, a co się z tym wiąże do generowania większych zysków dla firmy.
Duży wpływ na kształt systemu motywacyjnego mają czynniki wewnętrzne. Do najważniejszych czynników mających wpływ na kształt systemu motywacyjnego należą:
d) sytuacja finansowa firmy – jeżeli kondycja finansowa przedsiębiorstwa jest dobra może ono przyciągnąć zdolniejszych pracowników poprzez proponowanie wyższych stawek,
e) otoczenie konkurencyjne organizacji – firmy działające w tej samej branży mogące przyciągnąć pracowników, atrakcyjniejszymi warunkami płacowymi,
f) faza rozwoju,w której znajduje się firma, czyli na jakim etapie swojej działalności jest firma,
g) wielkość organizacji - niewielkie firmy posiadają znacznie mniej rozbudowany system motywacyjny, częstokroć opierający się jedynie na podziale premii w zależności od wykonanego zadania.
a) strategia przedsiębiorstwa, która wyznacza kierunki działa kierownictwa, a konsekwencji przekłada się na działania poszczególnych pracowników wytycza kierunek rozwoju systemu motywacyjnego,
b) struktura organizacyjna przedsiębiortwa, dostosowanie do warunków panujących na rynku. Spłaszczenie struktur organizacyjnych niesie za sobą przeobrażenia systemu motywacyjnego. System nagród za dobre wyniki pracy zaczyna dominować kosztem awansu, na poszczególne szczeble kariery,
c) specyfika działalności firmy, zastosowanie nowych technologii zmienia ilość pracowników wykorzystywanych w procesie produkcji.
Wzrost motywacji pracowników wystąpi wówczas, gdy wystąpią trzy czynniki. Należą do nich siła procesu motywacyjnego, wielkość motywu w zależności od tego w jakim stopniu została zaspokojona dana potrzeba oraz stopień zaangażowania do realizacji zadań.
Motywowanie pracowników a natężenie motywacji
Natężenie motywacji pracowników charakteryzowane jest przez psychologów w formie opisu poszczególnych jej cech, którymi są:
· siły procesu motywacyjnego, a więc zdolności do wyłączania konkurencyjnych celów oraz stopnia kontrolowania konkretnym motywem własnych działań,
· intensywności motywacji, jako własność, od której uzależniony jest poziom mobilizacji organizmu;
· wielkości motywacji, czyli własności (potrzeba), od której zależy wynik.
Pozytywne i negatywne motywowanie pracowników
W sferze motywacji istnieje możliwość stosowania najróżniejszych praktyk. Mogą zostać wykorzystane wzmocnienia pozytywne, a więc nagrody oraz wzmocnienia negatywne, a więc kary.
Chodzi tutaj przede wszystkim o to, że pracownicy często są motywowani do podejmowania działań ze swego punktu widzenia pożądanych, ale czasem też muszą wykonywać działania niepożądane. W ich perspektywie zaś znajduje się wizja kary, która zazwyczaj działa w sposób odstraszający i powoduje, że pracownicy nie dopuszczają się wielu działań, które z punktu widzenia pracodawcy nie są właściwe.
Wydaje się zatem, iż właśnie karanie staje się jednym z naturalnych sposobów tłumaczenia wielu zasad działania oraz niwelowania wszelkich negatywnych zjawisk pojawiających się w zakładzie pracy . Stosowanie kar i nagród oparte jest na mechanizmach warunkowania wpisanych w teorie uczenia się. Jedna z form warunkowania to tak zwane instrumentalne uczenie się. W procesie tym jednostki uświadamiają sobie, iż otrzymywane przez nie kary (sankcje) i nagrody (gratyfikacje) są uzależnione od ich zachowania.
Możliwe jest zatem kształtowanie motywacji poprzez stwarzanie warunków zagrożenia lub okoliczności sprzyjających zaspokojeniu przez pracowników ich oczekiwań i potrzeb.
Aby nagrody spełniły swoje funkcje, muszą być oceniane przez pracowników jako słuszne. Osoba zatrudniona porównuje bowiem otrzymane gratyfikacje oraz swoją pracę z działaniami współpracowników. Jeżeli ocenia, iż za podobny wysiłek współpracownicy otrzymują taką samą nagrodę, wtedy pojawi się u niej poczucie słuszności.
Natomiast jeśli zauważa nierównowagę, wtedy pojawi się u niej dyskomfort. Dlatego skuteczne nagrody to takie, które pracownicy odbierają jako słuszne, należne i uczciwe. Jeżeli brakuje poczucia słuszności, wtedy nagroda może wywoływać frustrację oraz zastanawianie się, czy dalsze ponowne podejmowanie wysiłku będzie miało sens. Karanie pracowników, poprzez stosowanie różnego rodzaju represji, zwykle uczy ich omijać zagrożenia, w celu uniknięcia sankcji.
Nowe zachowania pracowników nie muszą wynikać z icho przekonań, ale z przekonania osoby, która karę nakłada. Dlatego też trudno jest mówić o identyfikacji pracowników z prezentowanymi zachowaniami, mogących być tylko „przedstawieniem” odgrywanym dla uniknięcia represji bądź na potrzeby przełożonych.
Stosując kary i nagrody warto pamiętać o kilku zasadach, wpływających na ich skuteczność :
1) kar i nagród nie powinno się odwlekać, konieczne jest stosowanie wzmocnień bezpośrednio po wystąpieniu zachowania czego celem jest bezpośrednie kojarzenie ich z konkretnym zachowaniem.
2) jeżeli osoba zatrudniona zaprezentowała niepożądane zachowanie, kara którą może być negatywna informacja zwrotna, następująca bezpośrednio po nim pokazuje, iż jej działanie nie jest akceptowane, przez co otrzymuje możliwość jego szybkiego skorygowania. Jeżeli kara nie zostanie zastosowana, konsekwencją może być to, iż pracownik powielać będzie zachowanie bez świadomości, iż postępuje niewłaściwe. Z kolei zastosowanie kary bez wcześniejszego skojarzenia jej z zachowaniem, na przykład po upływie pewnej ilości czasu powoduje, iż pracownik odbiera ją jako „złośliwość” przełożonego bądź zaatakuje osobę, przekazującą informację, jako kogoś niekompetentnego, ponieważ przez długi czas akceptowała ona konkretne zachowanie. Podobnie przedstawia się sprawa z nagrodą, która powinna zostać sprzężona z działaniem, prezentowanym przez pracownika.
3) Zastosowanie kary poprzedzać powinno wyjaśnienie karanemu, za co zostanie ukarany. Najważniejszy element motywowania stanowi informacja. Pracownicy powinni dostawać jasne komunikaty, dlaczego otrzymali karę oraz jakie konsekwencje ich zachowanie przyniesie, jeżeli pojawi się jeszcze raz. Karanie bez wyjaśnienia odbierane jest jako niesprawiedliwe i niesłuszne. Bezpośrednie wskazanie przyczyn pozwala uświadomić pracownikom, iż kary mają konkretną przyczynę – zachowanie pracownika, a nie są tylko owocem humoru kierownictwa. Rzetelna argumentacja sprawia, iż poczucie słuszności kary wzrasta.
4) Kar powinno udzielać się indywidualnie zaś nagrody publicznie. Jeżeli zasady ich przyznawania będą jasne, wtedy przekazanie gratyfikacji w gronie zespołu posiada dodatkową wartość wzmacniającą.
Poziom akceptacji kary łączony jest ściśle z poziomem szacunku i akceptacji do osoby, udzielającej kary oraz z poczuciem słuszności kary. Rezultaty kar są zdecydowanie mniej przewidywalne niżeli rezultaty nagród. Karanie obarczone jest większym ryzykiem niżeli nagradzanie, gdyż reakcje pracowników na sankcje nie będą jednoznaczne.
Reakcją części osób będzie wycofaniem się z obszaru, którego kara dotyczy, pozostali zareagują agresją, zaś jeszcze inni zdecydują się na udowodnienie, iż osoba udzielająca kary nie miała racji. A część osób przyjmie przesłanie i w jego wyniku skoryguje zachowanie.
Efektów ubocznych kar jest wiele, łącznie z emocjami negatywnymi. Nagrody zaś generują zwykle emocje pozytywne, dlatego też przewidywalność zachowań ich adresatów jest większa. I wreszcie nagrody i kary powinno stosować się konsekwentnie. Zasada ta wiąże się z równym traktowaniem pracowników oraz wyeliminowaniem decyzji opierających się na sympatii, więzach rodzinnych czy przyjacielskich. W motywowaniu pracowników kluczowe znaczenie dla poczucia słuszności ma przejrzystość i jasność zasad. Pracownicy powinni mieć świadomość, iż wszystkich obowiązują równe zasady, a karę za przewinienie poniosą bez względu na to, czy będą protegowanymi kierownika czy nie. Niekonsekwencje w działaniu powodują, iż zasady karania i nagradzania rozmywają się, a co za tym idzie, przestają spełniać swoje funkcje.
Motywowanie pracowników a zaufanie
W obecnym środowisku zaufanie jest istotnym zagadnieniem dla kierownictwa organizacji, ponieważ zapewnia wiele korzyści dla pracowników i organizacji. Zaufanie definiowane jest jako gotowość danej osoby do bycia podatną na działania drugiej osoby w oparciu o oczekiwanie, że druga osoba wykona określone działanie ważne dla osoby ufającej, niezależnie od zdolności do monitorowania lub kontrolowania drugiej osoby.
Termin "zaufanie" ujawnia się jako agregat integralności, życzliwości i zdolności. Uczciwość dotyczy postrzegania, że zarządca przestrzega zbioru zasad, które uważa za dopuszczalne, życzliwość wyjaśnia zakres, w jakim uważa się, że zarządca chce czynić dobro na rzecz zarządcy, a zdolność dotyczy bycia zaufanym w jednej sprawie, a nie w innej. Zaufanie to więź emocjonalna, która łączy pracowników i kierownictwo organizacji.
Akumulacja zaufania jest miarą legitymizacji kierownictwa. Nie można go nakazać ani kupić. Ma być zdobyte. Zaufanie jest podstawowym składnikiem w organizacji, smarem, który utrzymuje organizację. Na kierownictwie organizacji spoczywa ogromna odpowiedzialność za budowanie zaufania do organizacji.
Kierownictwo ma za zadanie tworzyć kultury, w których zaufanie istnieje w obu kierunkach, od pracowników do kierownictwa i na odwrót. W organizacji stopień wymiany społecznej pomiędzy pracownikiem a organizacją odzwierciedla poziom relacji pracownik - organizacja.
Stopień relacji pracownik-organizator jest ważnym czynnikiem warunkującym zaufanie pracowników. Koncepcja relacji pracownik-organizator jest uzależniona od wymiany społecznej zachodzącej w organizacji lub od przyjętej przez kierownictwo praktyki wymuszająco-organizacyjnej.
Wymiana społeczna ma miejsce wtedy, gdy wymiana interesów ma miejsce w trakcie interakcji beneficjenta pomiędzy pracownikami. Praktyka "zachęty-wkład" wskazuje, że kierownictwo może motywować pracowników do wnoszenia wkładu do organizacji poprzez dostarczanie im zachęt.
Na koniec warto nadmienić, że motywacja pracowników jest kluczowym elementem szkoleń menedżerskich.
Zachęcam Cię do dowiedzenia mojego bloga o zarządzaniu i przywództwie
Jak być pewnym siebie i uporać się z niską samooceną?
Jak rozwiązywać problemy? Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów
Jak zwiększyć wydajność. 14 kluczowych kroków ku większej wydajności i skuteczności.
Jak się zmotywować mając przed sobą duży cel?