Zarządzanie zespołem rozproszonym
Wydaje się, że każda organizacja stoi w obliczu scenariusza zarządzania zespołem rozproszonym. To zarządzanie znacznie różni się od tego, jak organizacje zarządzały zespołami i zasobami nawet dekadę temu.
W dzisiejszym świecie globalnych organizacji świadczących usługi profesjonalne, kierownicy projektów, kierownicy zasobów, kierownicy działów, dyrektorzy działów, dyrektorzy generalni i wszyscy w międzyczasie wydają się zarządzać - w pewnym momencie lub innym - zasobami, które nie są kolokowane z pozostałymi członkami zespołu, z którymi współpracują przy projektach i inicjatywach firmowych.
Należy zastanowić się nad terminologią, której używamy, gdy mówimy o zespołach rozproszonych. Niektóre są rozproszone geograficznie na całym świecie, inne nadal znajdują się w jednym budynku, ale są proszone o pracę na "elastycznej" lub "zwinnej" podstawie w zakresie organizacji pracy. Należą do nich podejścia takie jak hot desking, uzgadnianie metod oczekiwań dotyczących wydajności oraz różne sposoby pozostawania w kontakcie
Znalezienie całego zespołu w tym samym biurze to obecnie rzadkie zjawisko. Nawet małe zespoły mogą być rozproszone w całym mieście, pracując w domach lub na całym świecie w różnych strefach czasowych.
Uważam, że dobrze zaprojektowane zespoły pracują w ten sposób bardzo efektywnie, pomimo wyzwań. Jak w przypadku wszystkich elementów biznesu, znalezienie właściwych ludzi jest pierwszym krokiem. Oprócz połączenia odpowiedniego zestawu umiejętności, doświadczeń i nastawienia, ważne jest, aby każdy członek zespołu i jego lider praktykował i wierzył w następujące zasady:
1. Okazywanie szacunku dla innych członków zespołu jest najważniejsze.
Aby mieć prawdziwe uczestnictwo we wspólnych celach, wszyscy członkowie zespołu muszą szanować i doceniać umiejętności i wkład innych. Wirtualne zespoły nie mogą przetrwać z egocentrycznymi i ścierającymi się członkami lub samotnikami, którzy nie będą dzielić obciążenia lub ryzyka. Wymaga to silnego lidera i zaczyna się od dobrego zatrudnienia.
2. Chęć dzielenia się odpowiedzialnością za sukces.
Wszyscy pracownicy muszą zaakceptować swoją zależność od siebie nawzajem w zakresie wyników i przyjąć osobistą odpowiedzialność za działania zespołowe. Oznacza to zainteresowanie pracą wykonywaną przez wszystkich członków zespołu i chętne przyjmowanie nawet prozaicznych zadań w celu zapewnienia sukcesu projektu.
3. Liderzy tworzą kulturę współpracy i zaufania.
Skuteczna i częsta komunikacja ze wszystkimi członkami zespołu jest kluczowa, z naciskiem na mocne strony i pożądane zachowania, a nie na osobowości i wady. Liderzy zespołów i założyciele startupów muszą być obecni w sposób widoczny i mentalny, aby być postrzegani jako godni zaufania i część zespołu.
4. Członkowie ćwiczą regularną komunikację między sobą.
Rozproszone geograficznie zespoły nie będą pracować, jeśli niektórzy członkowie będą mieli trudności ze znalezieniem się lub np. konsekwentnie odmawiają komunikacji. Dobrą praktyką jest ustalenie standardów częstotliwości i sposobów komunikacji na wczesnym etapie, a wszyscy pracownicy muszą być za to odpowiedzialni.
5. Niezbędne narzędzia są zapewnione.
Narzędzia te mogą obejmować zarówno bezpieczne linie telefoniczne, jak i kompatybilne oprogramowanie do przesyłania wiadomości dla wszystkich. Zespoły wirtualne potrzebują procesu pozyskiwania narzędzi, programu szkoleniowego i kontaktu w zakresie wsparcia dla wszystkich oferowanych technologii.
Jak utrzymać połączenie między pracownikami zdalnymi?
6. Procedury rozwiązywania konfliktów są dobrze zdefiniowane.
Nawet najlepsze zespoły mają konflikty, ale mogą one powstawać szybciej w odległych zespołach z powodu prostych przeoczeń i słabej komunikacji. Liderzy wirtualnych zespołów muszą być szczególnie aktywni w monitorowaniu i rozwiązywaniu konfliktów, zanim utracą produktywność i zaufają.
7. Jasne cele i wskaźniki są ustalane wcześnie.
Muszą one obejmować ograniczenia czasowe i budżetowe, które mają być śledzone zarówno przez zespół, jak i lidera. Każdy w środowisku biurowym może widzieć i słyszeć cele w innych kontekstach, ale członkowie zespołu pracujący w domu lub w innym kraju mają mniejszy wgląd.
8. Wysokie morale i pozytywne nastawienie napędzają produktywność zespołu.
Członkowie zespołu, którzy szybko przypisują sobie winę lub stwierdzają błędy w projekcie, narażają na szwank produktywność całego zespołu i muszą zostać szybko usunięci. Utrzymanie pozytywnego morale wymaga dodatkowego zaangażowania w ciągłe budowanie relacji, uznanie i rekompensatę.
W przypadku prawdziwie globalnych zespołów wirtualnych może być wymagane szkolenie międzykulturowe, w którym członkowie są rozdzieleni nie tylko strefą czasową i odległością, ale także różnicami językowymi, środowiskowymi i politycznymi. Różnice te zwiększają złożoność dynamiki grupy, ale także często dodają nową wartość poprzez nowe perspektywy kreatywności i produktywności. Szkolenia menedżerskie w tym zakresie znacznie ułatwiają pracę menedżerom.
Dzięki Internetowi, każdy startup ma dziś globalny zasięg i widoczność. Wystarczy pomyśleć o odległych członkach zespołu jako bliżej klienta, a nie dalej od zespołu. Sukces w biznesie to przede wszystkim tworzenie wartości. Twoja wartość jest w Twoich zespołach, jak również Twoje rozwiązanie. Spraw, aby każdy z nich się liczył.
Zachęcam Cię do dowiedzenia mojego bloga o zarządzaniu i przywództwie
Jak być pewnym siebie i uporać się z niską samooceną?
Jak rozwiązywać problemy? Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów
Jak zwiększyć wydajność. 14 kluczowych kroków ku większej wydajności i skuteczności.
Jak się zmotywować mając przed sobą duży cel?