Kierownicy projektów potrzebują silnych umiejętności negocjacyjnych
W dzisiejszym zmiennym, niepewnym, złożonym i niejednoznacznym środowisku biznesowym (VUCA) kierownicy projektów muszą posiadać duże umiejętności negocjacyjne, aby zapewnić sobie pomyślne wyniki.
Negocjacje są istotną częścią procesu zarządzania projektem i mogą być wykorzystywane do skutecznego zarządzania interesariuszami, zabezpieczania zasobów i zarządzania oczekiwaniami. Dlatego warto rozważyć szkolenie z negocjacji dla zespołów projektowych.
W tym artykule omówimy znaczenie negocjacji w środowisku VUCA oraz to, jak kierownicy projektów mogą wykorzystać je jako narzędzie do osiągnięcia sukcesu.
Co to są negocjacje?
Negocjacje to proces współpracy z innymi w celu osiągnięcia porozumienia, które spełnia potrzeby i interesy wszystkich zaangażowanych stron. Polega na zrozumieniu stanowiska drugiej strony, zbadaniu możliwości, stworzeniu rozwiązań i osiągnięciu wyniku korzystnego dla obu stron. W zarządzaniu projektami negocjacje mogą być wykorzystywane do rozwiązywania konfliktów między zainteresowanymi stronami lub do negocjowania kontraktów z dostawcami.
Dlaczego negocjacje są ważne w środowiskach VUCA?
W dzisiejszym środowisku biznesowym VUCA kierownicy projektów muszą być w stanie skutecznie zarządzać wieloma interesariuszami, a jednocześnie radzić sobie z szybko zmieniającymi się warunkami. Muszą być na tyle zwinni, by szybko dostosowywać swoje plany w miarę pojawiania się nowych informacji oraz mieć zdolność spokojnego oceniania ryzyka i podejmowania decyzji na podstawie niepełnych danych. Wymaga to silnych umiejętności negocjacyjnych, które pozwolą im skutecznie poruszać się w tych niepewnych czasach i zapewnić pomyślne wyniki projektów.
Strategie negocjacyjne dla kierowników projektów
Kierownicy projektów powinni stosować różne strategie podczas negocjacji, żeby osiągnąć sukces:
1) Ustalenie wspólnej płaszczyzny: Przed rozpoczęciem negocjacji ważne jest, żeby obie strony zgodziły się co do wspólnych celów, żeby móc wspólnie pracować nad ich osiągnięciem. Pomoże to zbudować zaufanie między obiema stronami, które stanie się fundamentem przyszłych negocjacji.
2) Zrozumienie interesów interesariuszy: Podczas negocjacji ważne jest, żeby kierownicy projektów rozumieli, czego każdy z interesariuszy chce od umowy, żeby każdy z nich miał z niej coś, co odpowiada jego indywidualnym potrzebom i interesom.
3) Analizuj opcje: Podczas negocjacji kierownicy projektu powinni zbadać wszystkie możliwe opcje, żeby znaleźć najkorzystniejszy wynik dla wszystkich zainteresowanych. Może to obejmować burzę mózgów różnych rozwiązań i sprawdzenie, co robią inni interesariusze w podobnych sytuacjach.
4) Zadawaj pytania: Zadawanie pytań jest ważną częścią negocjacji, ponieważ pozwala kierownikom projektów lepiej zrozumieć sytuację i potrzeby partnera. Daje im również możliwość dowiedzenia się, jak najlepiej zaspokoić te potrzeby bez narażania własnych celów.
5) Stosuj techniki perswazyjne: Negocjacje polegają na przekonaniu partnera, że jego oferta jest najlepszym rozwiązaniem dla obu stron. Dlatego ważne jest, by kierownicy projektów stosowali techniki perswazyjne, takie jak przedstawianie danych, opowiadanie historii czy stosowanie zachęt, by przekonać partnera do zaakceptowania ich propozycji.
6) Bądź elastyczny: W środowisku VUCA zmiany są nieuniknione, więc kierownicy projektów muszą być elastyczni i otwarci podczas negocjacji, aby w razie potrzeby szybko dostosować swoje plany. Powinni również zachować spokój pod presją, biorąc pod uwagę wszelkie nowe informacje, które mogą pojawić się w trakcie procesu, a które mogą wpłynąć na jego wynik.
7) Ustal limity: Przed przystąpieniem do negocjacji kierownicy projektów powinni jasno określić granice tego, co chcą, a czego nie chcą zaakceptować od każdej ze stron, żeby później nie było nieporozumień przy podejmowaniu decyzji lub zawieraniu umów. Dzięki temu obie strony będą trzymać się tych granic podczas negocjacji i unikną nieporozumień.
8) Bądź przygotowany: Kierownicy projektów powinni zawsze być przygotowani do negocjacji, badając wcześniej interesy drugiej strony i rozumiejąc jej stanowisko. Pomoże im to przewidzieć wszelkie zastrzeżenia i kontrargumenty, które mogą pojawić się w trakcie procesu, dzięki czemu będą mogli lepiej przygotować się na takie scenariusze i mieć gotową skuteczną odpowiedź.
Wnioski
Środowisko VUCA stawia przed kierownikami projektów wiele wyzwań, ale daje też możliwość wykorzystania negocjacji jako narzędzia sukcesu. Stosując strategie opisane w tym artykule, kierownicy projektów mogą skutecznie poruszać się w niepewnych czasach, zaspokajając potrzeby interesariuszy i osiągając pomyślne wyniki. Negocjacje są istotną częścią zarządzania projektami, a posiadanie silnych umiejętności negocjacyjnych jest kluczem do zapewnienia sukcesu projektów w dzisiejszym zmiennym klimacie biznesowym.