Efektywność
Słysząc słowo efektywność myślimy szybciej, taniej, lepiej. W organizacjach kładzie się duży nacisk na to, aby zrobić więcej w krótszym czasie i przy mniejszych wydatkach. Nadciągające terminy i dążenie do zrobienia jak najwięcej powoduje, że pracownicy nie zastanawiają się nad efektywnością swojej pracy - czy to, co robisz efektywnie, przyczynia się do zwiększenia skuteczności?
W biznesie sukces zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze zespół jest w stanie przestrzegać procedur pracy, aby osiągnąć zamierzone lub oczekiwane rezultaty. Nazywa się to efektywnością. Inną oznaką sukcesu jest jednak to, jak dobrze pracownicy wykonują zadania bez marnowania czasu, wysiłku czy zasobów. Nazywamy to wydajnością. W kontekście biznesowym te dwa pojęcia mogą wydawać się tożsame, ale istnieją ważne różnice, które należy zrozumieć, aby zapewnić firmie pozostanie na zyskowny kurs.
Chęć wprowadzania nowych produktów, optymalizacji istniejących ofert, udoskonalania funkcji zajmuje dużą część myśli ludzi, którzy następnie w pośpiechu podejmują decyzje, nie potrafiąc określić, w jaki sposób cała ta praca wpisuje się w cele i wizję organizacji oraz ich zespołu. Istnieje ciągła presja, aby poświęcać czas na rzeczy nieistotne, które nie wnoszą wartości dodanej do pracy ani nie przyczyniają się do sukcesu organizacji.
Wydajność polega na wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów w celu osiągnięcia jak najlepszych wyników.
Efektywność w zarządzaniu to zdolność do pomyślnego wykonania zadania.
Efektywność a wydajność - która z nich jest ważniejsza?
Wydajne wykonywanie działań, które nie powinny być w ogóle robione, prowadzi do porażek, ponieważ ludzie tracą czas na robienie niewłaściwych rzeczy, a mniej czasu pozostaje na zrobienie tego co potrzebne.
W związku z postępem technologicznym, zmieniającym się środowiskiem i globalną konkurencją, skuteczne organizacje muszą poświęcać cały swój czas i energię na wykonywanie właściwych działań. Innymi słowy, wykonywać pracę, która jest zgodna z celami firmy i wykonywać ją wydajnie.
Efektywność jest ważniejsza od wydajności. Najpierw należy określić, co należy zrobić (efektywność), a następnie znaleźć sposób, aby zrobić to wydajnie. Lepiej jest zrobić właściwą rzecz mniej wydajnie (efektywnie, ale niewydajnie), niż zrobić złą rzecz wydajnie (nieefektywnie, ale wydajnie).
Peter Drucker w swojej książce "The Effective Executive" mówi o efektywności:
Inteligencja, wyobraźnia i wiedza są niezbędnymi zasobami, ale tylko efektywność przekłada je na wyniki. Same w sobie wyznaczają jedynie granice tego, co można osiągnąć. Aby być w miarę skutecznym, nie wystarczy być inteligentnym, ciężko pracować czy posiadać wiedzę. Efektywność jest czymś odrębnym, pewnym naddatkiem. Ale bycie efektywnym nie wymaga też szczególnych atutów, specjalnych predyspozycji czy specjalnego treningu. Ćwicz efektywność, aż stanie się ona nawykiem. Efektywności można się nauczyć - i trzeba się jej nauczyć.
Jaka jest różnica między efektywnością a wydajnością?
Obydwa pojęcia są kluczową częścią podróży lidera, która ma na celu dopłynięcie do sukcesu, a nie skończenie na mieliźnie. Jest to niezbędne dla liderów, którzy chcą inwestować w budowanie fundamentów, a nie szukają magii; takich, którzy chcą osiągnąć właściwą równowagę między efektywnością i wydajnością w swojej pracy. Spójrzmy zatem na różnice między tymi pojęciami:
Wydajność
§ Wydajność to zadanie pytania "co trzeba zrobić".
§ Wydajność to robienie rzeczy we właściwy sposób, w najlepszy możliwy sposób, przy jak najmniejszym nakładzie środków, czasu i wysiłku.
§ Wydajność koncentruje się na procesie.
§ Wydajność dotyczy bieżących zadań – tego, co trzeba teraz poprawić.
§ Wydajność jest łatwo mierzalna poprzez analizę konkretnych metryk.
§ Wydajność zamyka się w granicach organizacji.
§ Wydajność wymaga obiektywnej analizy.
Efektywność
§ Efektywność to zadanie pytania "dlaczego to się robi".
§ Efektywność to właściwe działanie. Oznacza to rozgraniczenie tego, co nie powinno być w ogóle robione, od tego, co stanowi wartość dodaną dla organizacji. Innym sposobem myślenia o tym jest zadanie pytania: "Czy to przyniesie wartość dodaną moim klientom". Jeśli nie, nie warto tego robić.
§ Efektywność jest zgodna z celami krótko- i długoterminowymi.
§ Efektywność to patrzenie w przyszłość pragnąc czegoś lepszego; to zachęcanie do innowacji, ustalanie przyszłej strategii, dostosowywanie się do zmieniającego się otoczenia – wszystko to, co prowadzi do rozwoju ludzi i biznesu.
§ Efektywność nie jest łatwa do zmierzenia.
§ Efektywność w swoim prawdziwym znaczeniu wymaga spojrzenia z zewnątrz (spoza organizacji), zdolności do zrozumienia konkurencji, gospodarki, trendów rynkowych i wglądu w klienta.
§ Efektywność wymaga subiektywnej wizji.
Wyższość wydajności nad efektywnością
Niektórzy kończą zadanie tak szybko, jak to tylko możliwe - może nawet zanim pomyślą o rozwiązaniu. Dla nich najważniejsze jest wykonanie zadania w krótkim czasie, bez względu na to, czy jest to najbardziej efektywny sposób jego wykonania. Może się zdarzyć, że będą pracować dłużej i ciężej, aby nadrobić brak efektywności swojej metody.
Wydajność może sprawić, że rzeczy zostaną zrobione po niższych kosztach i z większym zyskiem, ale firmy mogą przetrwać tylko wtedy, gdy potrafią skutecznie rozwiązywać problemy swoich klientów.
Jak działają efektywni liderzy - efektywnie czy wydajnie?
Efektywni liderzy wypracowują nowy sposób działania wsłuchując się w rzeczywistość zewnętrzną, a nie tylko w to, co dzieje się wewnątrz organizacji. Najpierw wizualizują i projektują w swoim umyśle szerszy obraz sytuacji, a następnie tworzą narrację, aby każdy mógł dostosować do niego swoją pracę. Skuteczne przywództwo wymaga dyscypliny i praktyki, tak jak każdy inny nawyk. W szczególności, warto przekonać się do praktykowania następujących zasad:
Efektywni liderzy doceniają wkład pracy
Efektywni liderzy działają w oparciu o zaufanie, zrozumienie, uczenie się, wkład, odwagę, a nie w ramach motywacji opartej na strachu, ego, kontroli czy perfekcjonizmie. Cenią uczciwość i szanują ludzi, którzy chcą postępować właściwie.
Nie angażują się w słowotwórstwo ani inne pretensjonalne mechanizmy, aby osiągnąć to, czego chcą. Wierzą w wartość wkładu i inspirują innych, sami będąc jego częścią.
Liderzy, którzy cenią sobie prawdziwy wkład są świadomi, że nie wiedzą wszystkiego i angażują się w samokształcenie bez obaw i mentalnych obciążeń.
Efektywni liderzy postępują właściwie
Wykonanie jednej rzeczy dobrze jest ważniejsze niż możliwość wykonania wielu rzeczy źle. Skuteczni liderzy dobrze ustalają priorytety i działają po kolei.
Unikają kryzysu skutecznie planując, poświęcają czas na działania przynoszące długoterminowe korzyści i unikają pracy, która nie jest zgodna z ich celami. Nie wahają się powiedzieć "nie" prośbom, które nie są zgodne z celami i wizją firmy.
Skuteczni liderzy uczą się postępować właściwie dzięki samoświadomości i akceptacji swoich „ślepych plamek”. Nastawienie na dzielenie się informacjami, zabieganie o informacje zwrotne oraz docenianie różnych punktów widzenia pomagają im w podejmowaniu właściwych decyzji, które są zgodne z ich celami.
Liderzy uczą się efektywnie zarządzać swoim czasem
Czasu jest mało – jest niezastąpionym zasobem. A liderom zawsze będzie go brakować, jeśli nie nauczą się nim zarządzać.
Stworzenie długoterminowej strategii i określenie celów, które wzniosą organizację na wyższy poziom, wymaga skoncentrowanego myślenia i podejmowania decyzji. Taka proaktywność wymaga dedykowanych bloków czasowych bez przerw.
Dlatego skuteczni liderzy identyfikują na co przeznaczają swój czas i przejmują nad nim kontrolę, ograniczając obszary, które stawiają przed nimi niepotrzebne wymagania. Następnie organizują i przeznaczają ten czas na działania przyszłościowe. Najlepiej wykorzystują swój czas zajmując się to konfliktem u jego źródła, a nie zwlekając z jego rozwiązaniem w nadziei, że sytuacja sama się naprawi.
W swojej książce "The Effective Executive" Peter Drucker przedstawia celne spostrzeżenia na temat zarządzania czasem:
Niech twój czas się liczy. Sekret ludzi, którzy dokonują wielu wymagających rzeczy, polega na tym, że robią tylko jedną z nich na raz; nie pozwalają sobie na marnowanie czasu na żonglerkę. Wymaga to dyscypliny, aby skonsolidować czas w bloki trzech podstawowych typów. Po pierwsze, nieprzerwane bloki indywidualnego czasu do namysłu, najlepiej w najbardziej klarownej porze dnia; te kieszenie ciszy mogą trwać tylko dziewięćdziesiąt minut, ale nawet najbardziej zajęty kierownik musi je robić regularnie. Po drugie, wycinki celowo nieustrukturyzowanego czasu dla ludzi i rzeczy niespodziewanych, które mogą się pojawić. Po trzecie, spotkania, które mają znaczenie, a w szczególności starannie skonstruowane spotkania stałe, które mogą być sercem dialogu, debaty i podejmowania decyzji. Warto także wykorzystać część swojego czasu na przemyślenia, aby dobrze się przygotować i podjąć dalsze działania.
Efektywni liderzy działają synergicznie
Strategia organizacyjna obejmuje wiele zespołów i stanowisk, które muszą się połączyć, aby ją zdefiniować i przyjąć.
Efektywni liderzy otwierają linie komunikacyjne, zapewniają współpracę i synergię wymaganą na wielu stanowiskach, aby opracować skuteczny, przyszłościowy plan. Koncentrują się na celach i rezultatach, a nie na samych zadaniach.
Są transparentni w procesie podejmowania decyzji i dostarczają swoim pracownikom wystarczającej ilości informacji na temat przesłanek stojących za ich wyborami. Tworzą kulturę zadawania pytań "dlaczego?" i zachęcają wszystkich do powtarzania tego pytania przed podjęciem pracy, trzymania priorytetów i uczenia się odmawiania rzeczy, które nie są zgodne z wyznaczonymi celami.
Efektywni liderzy zatrudniają i rozwijają ludzi
Strategia bez odpowiednich ludzi do jej realizacji jest bezużyteczna. Skuteczni liderzy rozumieją to bardzo dobrze i poświęcają znaczną część swojego czasu na rozwój kapitału ludzkiego.
Tworząc strategie rekrutacyjne, inwestują w dokładne opisy stanowisk, które mogą realistycznie przyciągnąć osoby najlepiej nadające się do wykonywania danej pracy.
Inwestują czas w zrozumienie potrzeb i aspiracji swoich ludzi i wykorzystują ich mocne strony, dzięki czemu ich słabości stają się nieszkodliwe poprzez wykorzystanie tego, co w nich najlepsze.
Stosują uczciwe praktyki, jednocześnie oferując elastyczność swoim pracownikom, i czynią to w ramach zmiany kulturowej, która stanowi prawdziwą wartość dla tychże pracowników.
Efektywni liderzy podejmują skuteczne decyzje
Efektywni liderzy podejmują niewiele decyzji, ale podejmują je dobrze. Rezerwują swoją energię umysłową tylko na te decyzje, które naprawdę wymagają ich wkładu.
Zyskują głębszy wgląd w dyskutowany temat poprzez autentyczne słuchanie osób wokół nich i branie pod uwagę wszystkich zewnętrznych i wewnętrznych kwestii przed podjęciem decyzji jako całości.
Brak informacji nie przeszkadza im w podjęciu decyzji, ponieważ rozumieją, że działanie jest lepsze od bezczynności. Są odpowiedzialni za swoje decyzje i biorą na siebie odpowiedzialność, jeśli wynik nie jest zgodny z ich oczekiwaniami. To uruchamia proces uczenia się, który zapobiega podejmowaniu w przyszłości decyzji przynoszących efekty odwrotne do zamierzonych.
Nie dziwi zatem w ogóle fakt, że to ważne tematy wykładów i szkoleń dla firm.
Ewolucja w kierunku wydajnego zarządzania
Po ustanowieniu działań nakierowanych na efektywność, wydajność musi zająć pierwsze miejsce, aby pomóc organizacji wygrać na rynku. Produkty, których wytworzenie zajmuje zbyt dużo czasu, które mają wyższe koszty lub wymagają większych zasobów, pozostaną w tyle za konkurencją.
Skuteczni liderzy muszą następnie ewoluować, aby wspierać efektywne zarządzanie poprzez zrozumienie procesów, identyfikowanie potencjalnych obszarów automatyzacji i udostępnianie narzędzi pozwalających na zaoszczędzenie czasu.
Z zamiarem maksymalizacji celów przy jednoczesnej minimalizacji zasobów, muszą sporządzić staranny plan z ich menedżerami. Plan ten określa co należy zrobić, nie wydatkując zbyt wiele lub zbyt mało zasobów.
Prokrastynacja lub perfekcjonizm na tym etapie może mieć katastrofalne skutki, ponieważ jest to czas na działanie. Zachęcają wszystkie grupy do połączenia sił i dołożenia wszelkich starań, aby dotrzymać ustalonych terminów.
Pamiętaj, że łatwo jest odejść od planu, gdy sprawy nabierają tempa. Zachęcanie pracowników do zadawania pytania "dlaczego" na każdym etapie może przywrócić uwagę na cele i zapobiec niezamierzonym niepowodzeniom.
Ostateczna równowaga między skutecznością i wydajnością
Biorąc zbyt długo do wysyłki, dodając funkcje, które nie dodają wartości lub pchanie pół upieczony produkt może prowadzić do spadku udziału w rynku, dip w satysfakcji klienta i ostatecznie stracić przewagę konkurencyjną.
W świecie szybkich technologii i gwałtownych zmian, synergia efektywnośći i wydajności jest jedyną drogą do bycia skutecznym liderem. Scal te dwie rzeczy razem, aby działać zgodnie z regułami sztuki:
1. Pierwszym krokiem jest opracowanie rozwiązania. Nie należy przy tym szukać idealnej opcji od razu. Każde rozwiązanie jest lepsze niż brak rozwiązania
2. Wprowadź je w czyn i wyciągnij wnioski.
3. Przy wystarczającej ilości nauki wykorzystaj wiedzę zdobytą podczas procesu i wykorzystaj ją jak najlepiej - analizuj i ustalaj sposoby efektywnego działania
Bądź świadomym liderem i zacznij od samopoznania. Dokonuj autorefleksji i szukaj informacji zwrotnej. Kontrola tego, jak dobrze radzisz sobie w każdym obszarze, pomoże ci znaleźć idealne połączenie efektywności i wydajności, które sprawdzi się w twoim otoczeniu.
