Trudne rozmowy w pracy - jak przestać ich unikać i jak rozmawiać w konstruktywny sposób

Trudne rozmowy w pracy - jak przestać ich unikać i jak rozmawiać w konstruktywny sposób

trudne rozmowy

Trudne rozmowy w miejscu pracy należą z pewnością do najtrudniejszych zadań menedżera. Nigdy nie jest lekko, niezależnie od tego czy rozmawiamy z podwładnymi, współpracownikami czy przełożonymi. Najtrudniejsze są dla tych, którzy obawiają się konfrontacji i konfliktu i zrobiliby wszystko co możliwe by go uniknąć.

Jednak unikanie trudnych rozmów może prowadzić do dysfunkcji i braku wydajności co może mieć negatywny wpływ na firmę jako całość. Konflikt w miejscu pracy wpływa nie tylko na morale ale też na obroty firmy.

Zamiast unikać trudnych rozmów znajdź odwagę by zacząć konfrontować się z ludźmi w konstruktywny sposób, postępując z odpowiednimi umiejętnościami i empatią.

1. Zrozum dlaczego trudna rozmowa jest to dla ciebie taka ważna.

 Jeśli musisz odbyć trudną dla ciebie rozmowę to zacznij od zapytania samego siebie czemu konieczne jest odbycie takiej rozmowy. Czy trudniej będzie przeprowadzić taką rozmowę czy wciąż utrzymywać status quo ?

 2. Postaw się na miejscu pracownika.

Postaw się na miejscu innej osoby by zobaczyć skąd pochodzą problemy. Zadaj sobie kilka pytań:

  • Jakie czynniki mogły skłonić ich do działania/mówienia/ robienia rzeczy które robią?

  • Dlaczego uważasz,  że twoje stanowisko jest słuszne?

  • Gdybyś był na ich miejscu, to dlaczego mieliby uważać, że Twoje stanowisko jest słuszne?

  • Czego ta inna osoba poszukiwałaby by wybrnąć z tej sytuacji?

Znajomość tych punktów widzenia pomoże ci stworzyć sytuacje w której obie strony wygrywają.

3. Trzymaj się faktów.

Trzymając się faktów,przejdź przez następującą sekwencję:

  • Po pierwsze wyjaśnij swą intencję/pożądany rezultat.

  • Następnie opisz co się wydarzyło i upewnij się, że faktycznie miało to miejsce.

  • Dalej określ i przyjmij odpowiedzialność za twój udział w tej sytuacji.

Pomoże to uniknąć powtarzania niepożądanego wzorca.

Podchodząc do sprawy postaw się na miejscu tej innej osoby i zastanów się jak chciałbyś by ktoś zwrócił się do ciebie.

  • Co by powiedział?

  • Jak by to powiedział?

 4. Skup się na tworzeniu wartości.

Przemyśl  jaka jest twoja prawdziwa intencja tego spotkania. Jeśli twoja intencja jest potencjalnie szkodliwa dla tej drugiej osoby to jak możesz inaczej spojrzeć na tę trudną rozmowę? Zadaj sobie pytanie w jaki sposób ta trudna rozmowa tworzy coś wartego dla mnie samego, dla tej drugiej osoby i dla organizacji?

Szkolenie warsztatowe “Trudne rozmowy z pracownikami”

5. Bądź obiektywny i okazuj współczucie.

Przed trudną rozmową siądź prosto, pomyśl o czymś pozytywnym i weź głęboki oddech. Przebrniesz przez to. Utrzymuj rozmowę obiektywnie skupiając się na temacie i dziel się spostrzeżeniami i możliwościami poprawy. Możesz zacząć od powiedzenia: „Muszę ci powiedzieć coś co może być trudne do wysłuchania”. Bądź empatyczny wobec siebie i osoby której przekazujesz swą uwagę z informacją zwrotną.

6. Pokaż, że się troszczysz o kogoś.

Okaż zainteresowanie ich opiniami dotyczącymi tematu pytając:

  • „Co robisz dobrze?”

  • “Co ci się nie udaje?”

  • „Nad czym musisz pracować?”

  • „Co musisz zmienić?”.

Następnie podaj swoją opinię z tymi samymi pytaniami. To rozmowa dwukierunkowa a nie osobisty atak

7. Rozmawiaj o zachowaniu a nie ocenie

Konfrontuj zachowanie a nie twoją ocenę tego zachowania. Konfrontowanie z użyciem takich wniosków i określeń jak „nieodpowiedzialny” lub „gracz nie potrafiący działać w zespole” powoduje zachowanie obronne i czyni sukces trudnej rozmowy mniej  prawdopodobnym.

Trudne rozmowy w pracy

8. Bądź ciekawy i twórz porozumienia.

Podejdź do trudnej rozmowy z raczej z dozą ciekawości niż z osądem. Spróbuj zrozumieć jakie oczekiwania te jawne i te ukryte mają tu miejsce. Wsłuchuj się w intencje wypowiedziane pod wpływem emocji i słów które padły.

9. Przygotuj się i odegraj swą rolę.

Większość ludzi nienawidzi przygotowywać się by odegrać jakąś rolę. Jest to jednak skuteczny sposób by poprowadzić trudną rozmowę tak aby uzyskać to co chcemy. Zapisz co chcesz powiedzieć i jasno określ cel trudnej rozmowy. Następnie poćwicz swą rolę z zaufaną osobą na równorzędnym stanowisku. Ona udzieli Ci informacji zwrotnej na temat tego co mówisz i jak to mówisz. Pomaga to w budowaniu umiejętności do przyszłych dyskusji.

10. Używaj stwierdzeń z „ja – mając na myśli własne odczucia”.

Rozpoczynanie zdań z „ja” pozwala uniknąć odrzuceń, osądzania i obwiniania co jest kluczowe dla zachowania twojego opanowania.

Najpierw opisz ich zachowanie używając:

„Kiedy słyszę jak mówisz …”.

Potem wyjaśnij uczucia i myśli, które powstają:

„Czuję/ Myślę że …”

następnie zwróć uwagę na skutek ich zachowania:

„To wprowadza …”.

Stwierdzenia z użyciem „ja – własnej osoby” promują chęć znalezienia rozwiązania i poszukiwanie konstruktywnej zmiany bez powodowania konfliktu.

11. Stosuj komunikację z GRIT (ang. wytrwałość) – składające się z takich elementów jak:

  • Generosity (szczodrość),

  • Respect (szacunek),

  • Integrity (uczciwość) i

  • Truth (szczerość).

Mało kto lubi konfrontację. Natomiast zawsze doceniamy szacunek i pomoc. Gdy angażujemy się w trudną rozmowę by pomóc, to nasza intencja będzie pochodzić z lepszego miejsca. Nie będziemy czuli, że się konfrontujemy, że stawiamy czoła danej osobie a nasze opanowanie staje się bardziej naturalne. Pomocna jest uczciwa deklaracja, która przedstawia nasze zamiary. Następnie warto zadbać o zobowiązanie się do bycia w pełni obecnym i szczerym podczas tego dialogu.

Powodzenia!

Michał