Kontrolowanie
Kontrolowanie można zdefiniować jako tę funkcję zarządzania, która pomaga w poszukiwaniu zaplanowanych wyników u podwładnych, na wszystkich szczeblach organizacji. Funkcja kontrolowania pomaga w mierzeniu postępów w osiąganiu celów organizacji, ukazuje wszelkie odchylenia i wskazuje działania korygujące.
Istotą funkcji kontrolowania jest przede wszystkim zidentyfikowanie występujących różnic pomiędzy ustaloną normą, czyli założonym i określonym stanem rzeczy a stanem rzeczywistym.
Kontrolowanie w organizacji odgrywa bardzo ważne role, które są potwierdzeniem istotności i zasadności jej przeprowadzania. Kontrola pozwala nie tylko ustalić jak i wyeliminować występujące błędy oraz odchylenia, ale również pozwala dostarczyć kadrze zarządzającej na różnych szczeblach i w różnych obszarach funkcjonowania organizacji informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji a pracownikom pozwala dostarczyć inspiracji do poszukiwania nowych skuteczniejszych rozwiązań. Celem kontroli jest przede wszystkim podniesienie sprawności działania i funkcjonowania i działania przedsiębiorstwa przez usuwanie występujących niezgodności, ich przyczyn i źródeł występowania.
Kontrolowanie polega na sprawdzeniu, czy wszystko występuje w potwierdzeniach z przyjętymi planami, wydanymi instrukcjami i ustanowionymi zasadami.
Kontrolowanie zapewnia efektywne i skuteczne wykorzystanie zasobów organizacyjnych w celu osiągnięcia zaplanowanych celów. Kontrolowanie mierzy odchylenia rzeczywistej wydajności od wydajności standardowej, odkrywa przyczyny takich odchyleń i pomaga w podejmowaniu działań korygujących.
Według Brecha, " Kontrolowanie to systematyczne ćwiczenie, które nazywane jest procesem sprawdzania rzeczywistych wyników w odniesieniu do standardów lub planów w celu zapewnienia odpowiedniego postępu, a także zapisywania zdobytych doświadczeń jako wkładu w ewentualne przyszłe potrzeby".
Według Donnella: "Tak jak nawigator nieustannie bierze udział w kontrolowaniu, aby upewnić się, gdzie jest w stosunku do planowanego działania, tak i kierownik firmy powinien nieustannie brać udział w procesie kontrolowania, aby upewnić się, że jego przedsiębiorstwo jest na właściwym kursie".
Kontrolowanie ma dwa podstawowe cele
Ułatwia koordynację
Pomaga w planowaniu
Cechy funkcji kontrolowania
Poniżej przedstawiono charakterystykę funkcji kontrolnej zarządzania
Kontrolowanie to funkcja końcowa - funkcja, która pojawia się po wykonaniu wykonań w potwierdzeniach planów.
Kontrolowanie jest funkcją wszechobecną - czyli wykonywaną przez menedżerów na wszystkich szczeblach i we wszystkich rodzajach spraw.
Kontrolowanie jest funkcją przyszłościową, ponieważ skuteczna kontrola nie jest możliwa bez kontroli w przeszłości.
Kontrolowanie zawsze wybiega w przyszłość, aby w razie potrzeby można było podjąć działania następcze. Kontrolowanie jest procesem dynamicznym - ponieważ kontrolowanie wymaga stosowania metod przeglądowych, wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, należy wprowadzać zmiany.
Kontrolowanie jest związane z planowaniem - Planowanie i kontrolowanie to dwie nierozłączne funkcje zarządzania.
Bez planowania sterowanie jest bezsensownym ćwiczeniem, a bez planowania jest bezużyteczne. Planowanie zakłada, że sterowanie i sterowanie jest skuteczne.
Na czynności kontrolowania składają się:
• ustalenie i określenie stanu faktycznego rzeczy,
• ustalenie stanu rzeczy wynikającego z opracowanej dokumentacji lub założonego planu,
• porównanie powyższych dwóch stanów, celem ustalenia zgodności, lub niezgodności, występujących różnic i odchyleń,
• wyjaśnienie przyczyn oraz skutków niezgodności porównywanych stanów oraz wyciągnięcie wniosków, które mają na celu usunięcie usterek oraz podjęcie działań, które eliminowałyby je w przyszłości.
W literaturze przedmiotu napotykamy poniższe rodzaje kontrolowania:
• Kontrola wstępna - stwierdza ona przed podjęciem działania, czy wszystkie zaplanowane potrzebne zasoby (informacyjne, ludzkie, finansowe i rzeczowe) będą znajdować się na wskazanym miejscu, jak również ilościach i odpowiedniej jakości. Kontrola wstępna ma charakter poprzedzający.
• Kontrola sterująca - wykrywa odchylenia od normy lub ewentualnie celu i umożliwiać dokonanie korekt lub zmian przed zakończeniem określonej fazy działań.
• Kontrola akceptująca - wyznacza przyjęte aspekty procedury, lub określone warunki przed zezwoleniem na kolejne etapy działań.
• Kontrola końcowa - mierzy wszystkie wyniki zakończonego całościowego zadania. Na tej podstawie ustala się przyczyny występujących odchyleń od norm i planów.