Komunikacja w zarządzaniu

Jasna i otwarta komunikacja w zarządzaniu tj. między kierownikiem a pracownikami jest niezbędna w każdym miejscu pracy. Słaba komunikacja lub jej brak może prowadzić do przekraczania terminów, dezorientacji, niskiego morale i wielu innych problemów.

Pracownicy, którzy czują, że nie mają nic do powiedzenia lub wyznaczonego kierunku, często czują się niedoceniani, co może przyczynić się do wysokiej rotacji pracowników i niskiego morale. I odwrotnie, menedżer, który nie otrzymuje informacji zwrotnej od pracowników, nie jest w stanie wykonywać swojej pracy prawidłowo.

Menedżerowie i pracownicy są ważni dla organizacji, ponieważ odgrywają kluczową rolę w skutecznym działaniu organizacji, a zatem relacje między nimi mają duże znaczenie dla osiągnięcia jej celu i założeń. Relacje między menedżerami i pracownikami nadają całościowy ton w miejscu pracy.

Złe relacje utrudniają osiągnięcie sukcesu organizacyjnego poprzez obniżanie morale pracowników, a tym samym ograniczanie produktywności w miejscu pracy, podczas gdy dobra relacja rodzi pozytywne i funkcjonalne środowisko pracy. Zarówno menedżer, jak i pracownicy tworzą grupę w organizacji. Grupa ta ma funkcjonować w harmonii, aby dawać wyniki.

Efektywna interakcja w ramach tej grupy rozwija zespołową i harmonijną relację, która jest niezbędna dla produktywności organizacji. Organizacja funkcjonuje sprawnie, gdy wszyscy czują się doceniani i szanują uczucia i emocje drugiej osoby. Wszystkie osoby w grupie muszą przyjrzeć się swojemu zachowaniu, jak również zrozumieć zachowanie innych osób w grupie oraz wpływ, jaki wywiera ono na innych członków grupy. Osiągnięcie równowagi nie zawsze jest łatwe. Istnieje kilka pomysłów, technik i praktycznych kroków, które są pomocne w rozwijaniu efektywnych relacji zawodowych między kierownikiem a pracownikami. Istnieje kilka czynników, które mają istotny wpływ na efektywne relacje między menedżerem a pracownikami. Są to: (i) pomocne środowisko, (ii) skuteczna komunikacja, (iii) siła, wpływ i polityka, (iv) praca z grupami i zespołami, (v) zarządzanie sobą, (vi) wyznaczanie granic, (vii) rozwiązywanie konfliktów oraz (viii) wspieranie rozwoju. Każde z nich zostało szczegółowo omówione poniżej.

Komunikacja jest kluczem do udanej i efektywnej relacji menedżera z pracownikami.

Duża część komunikacji jest zazwyczaj formalna. W przypadku komunikacji niejasnej, pracownicy różnie interpretują to samo doświadczenie. Generalnie istnieje kilka barier, które utrudniają jasną komunikację. Skuteczna komunikacja wymaga skutecznej strategii i spójnego planu działania. Strategie, systemy i praktyki komunikacyjne odgrywają ważną rolę w efektywnych relacjach między pracownikami menedżerów. To z kolei przekłada się na wysoką wydajność i wpływa na poziom energii potrzebnej do zmian i ulepszeń. Doskonalenie komunikacji oznacza zwracanie uwagi na używane słowa i sposób ich użycia, a także zdolność do słuchania.

Bariery w komunikacji w zarządzaniu

Bez względu na to, jak dobry jest system komunikacji w organizacji, niestety bariery mogą występować i występują często. Do barier tych należą: (i) język, co oznacza, że przekaz komunikacyjny może nie korzystać ze słownictwa zrozumiałego dla odbiorcy (np. zbyt częste używanie żargonu technicznego lub finansowego), (ii) hałas, co oznacza, że różne rzeczy powstrzymują przekaz przed przedostaniem się lub usłyszeniem, np. słabe połączenie, hałas w tle, rozpraszanie uwagi, zbyt wiele osób mówiących itp, (iii) przeciążenie, które oznacza zbyt wiele informacji, które mogą stać się trudne do przyswojenia przez daną osobę, (iv) emocje, które oznaczają, że relacja między nadawcą a odbiorcą komunikatu może mieć negatywny wpływ na komunikat, a tym samym może zostać zignorowana lub źle zinterpretowana, (v) luki, które oznaczają zbyt wiele warstw w hierarchii, przez które komunikat musi zostać przekazany i może zapobiec przekazowi lub go zniekształcić oraz (vi) niespójność, która oznacza, że osoby otrzymujące sprzeczne lub niespójne komunikaty mogą je ignorować.

Konieczne jest wprowadzenie strategii mających na celu usunięcie zidentyfikowanych barier. Różne rodzaje barier w skutecznej komunikacji mogą się wzajemnie wzmacniać, prowadząc do błędnych cykli. Przewidując potencjalne bariery i starając się ich unikać, gdy tylko jest to możliwe, wpływ komunikacji może znacznie wzrosnąć. Władza, wpływy i polityka Według różnych teorii dotyczących zarządzania, ludzie są "twórcami rozsądku". To znaczy, że angażują się w czytanie i przypisywanie motywów do zachowań innych.

Umiejętność przetwarzania tych informacji i przewidywania działań i reakcji innych może sprawić, że ludzie będą skuteczniej radzić sobie ze złożonością, z jaką spotykają się w organizacji. Pracownicy aktywnie realizują swoje cele osobiste, a menedżer nie jest tu wyjątkiem. Ludzie postrzegają i interpretują swoje otoczenie, a następnie dostosowują się i dokonują wyborów zgodnie z tym, co w ich przekonaniu jest realistyczne w tym kontekście lub środowisku. W ten sposób ludzie formułują strategie, które mają na celu realizację ich celów. Jednak sposób, w jaki ludzie interpretują swoje otoczenie, jest kształtowany przez ich własne doświadczenia i wartości.

Pracownicy mają swoje własne poglądy, poprzez które interpretują swoje postrzeganie otoczenia. W celu wspierania skutecznych relacji, kierownik i pracownicy generalnie uważają, że pomocne jest posiadanie pewnej świadomości różnych zainteresowań i poglądów swoich kolegów.

Osiągnięcie postępów i zrozumienia w danej kwestii następuje szybciej, gdy kierownik jest w stanie zacząć od tego, gdzie są pracownicy i przenieść ich w kierunku wspólnego poczucia celu. Jak jasne jest, że rozumienie kierownika jako ucieleśnienie jego osobistych wartości i przekonań, które są zgodne z otoczeniem, pozwala mu przyczynić się do budowania pozytywnej i zachęcającej atmosfery oraz budowania poczucia wspólnego celu z pracownikami.

Najczęstsze błędy w komunikacji w zarządzaniu

Są pewne zachowania, których liderzy powinni zaprzestać. Oto one:

1. Zapominanie o relacjach osobistych

O wiele łatwiej jest załatwić sprawy w interesach, gdy najpierw nawiąże się kontakt jako ludzie. Są czasy na rozmowy o biznesie i czasy na rozmowy o życiu. Znając różnicę, doświadczysz prawdziwej magii komunikacji.

2. Mówienie o sobie zamiast o innych

Liderzy lubią mówić o sobie. Pewność siebie jest wymogiem na stanowisku każdego lidera, ale niestety często przekłada się na brak prawdziwie autentycznych rozmów z ludźmi.

Rozmowa to komunikacja dwukierunkowa. W porządku jest mówić o swoich osiągnięciach, ale upewnij się również, że okazujesz zainteresowanie osobą, z którą rozmawiasz i naprawdę jej słuchasz.

3. Myślenie o swojej reakcji zanim ludzie skończą mówić

Chcemy być słyszani i rozumiani. To ludzka natura. Niestety mamy też tendencję do tego by zamiast słuchać szukać rozwiązań i argumentów.

Może to być szybki sposób na szybkie przejście przez rozmowę, ale nie jest to metoda, która pozwala by mówca poczuł, że jest słyszany. Poświęć czas, aby zwolnić i naprawdę słuchać; zawsze możesz nauczyć się czegoś nowego.

4. Używanie języka ciała, który jest sprzeczny z Twoimi słowami

Wielu przywódców nie ma świadomości mowy swojego ciała, nie obserwuje jej i nie ćwiczy. Na przykład przywódca może prosić o szczerą informację zwrotną, ale nadęta klatka piersiowa ze skrzyżowanymi ramionami nie będzie sprzyjać uzyskaniu szczerej informacji zwrotnej.

5. Mówienie ze skryptu

Komunikacja jest kluczowym elementem przywództwa, dlatego liderzy często opracowują odpowiedzi, które mają na celu zapewnienie szybkiego i spójnego przekazywania informacji. Jednak komunikowanie z pracownikami tak samo jak z dziennikarzami nie zdaje egzaminu.

6. Owijanie w bawełnę

Liderzy muszą być bezpośredni w swoich rozmowach. Kiedy liderzy pozwalają, by bycie miłym i przyjaznym przeszkadzało im w tym, co naprawdę muszą powiedzieć, stają się mniej skuteczni. Bycie bezpośrednim, rzeczowym i uczciwym to najskuteczniejsza strategia rozmowy.

7. Przerywanie

Niektóre z najlepszych pomysłów są odkrywane poprzez dzielenie się unikalną wiedzą i indywidualnymi spostrzeżeniami, ale musisz pozwolić osobie mówiącej zakończyć swoją myśl, jeśli chcesz odbyć prawdziwą rozmowę.

8. Mówienie "ja" zamiast "my"

Bycie liderem polega na reprezentowaniu swojego zespołu. Z tej właśnie natury lider powinien mówić w imieniu swojego zespołu, a nie siebie samego. Pokaż, że cenisz swój zespół i że jest to zbiorowa opinia a nie opinia osobista.

9. Używają żargonu

Żargon ma swoje miejsce, ale ja jestem stanowczo przekonany, że pomysły można przekazać w sposób prosty, zwięzły i elegancki. Nie ma potrzeby posługiwać się słowami, które utrudniają zrozumienie i jasną komunikację.

10. Narzekanie

Lider nie powinien narzekać.

Czy kiedykolwiek zrobiłeś krok do tyłu i zastanowiłeś się nad tym jak inni oceniliby Twoje umiejętności komunikacyjne?