Jak rozmawiać z szefem by nakłonić go do negocjacji lub trudnej i ważnej dla Ciebie rozmowy?

Chcesz porozmawiać z szefem o ważnej dla Ciebie sprawie. Chcesz negocjować coś ze swym przełożonym ale on nie jest zainteresowany by o tym słuchać. Być może już próbowałeś rozmawiać z szefem lub może spodziewasz się, że odrzuci on twoją prośbę. Może starasz się negocjować coś niewielkiego a może chcesz rozwiązać długotrwały, głęboko zakorzeniony konflikt. Przed rozpoczęciem rozmowy z szefem kluczowym aspektem będzie przekonanie go do rozmowy lub negocjacji.

Jednym z kluczy do sukcesu w negocjacjach jest przygotowanie, a proces dochodzenia do stołu negocjacyjnego jest częścią tego przygotowania. Pre-negocjacje same w sobie są mini-negocjacjami nadając ton przyszłym rozmowom w kluczowy sposób.

Harold Saunders zauważył że „W wielu przypadkach, przekonanie stron [….] do zobowiązania się do wynegocjowania porozumienia jest jeszcze bardziej skomplikowane, czasochłonne i trudne do osiągnięcia niż osiągniecie porozumienia po rozpoczęciu negocjacji”. Jak przekonać ludzi tak by zgodzili się usiąść przy stole naprzeciw nas i negocjować? Poniżej znajduje się garść wskazówek jak przekonać ludzi by zgodzili się z Tobą negocjować.

1. Jasno wyjaśnij szefowi dlaczego ta rozmowa jest dla ciebie taka ważna.

Wyraź swe myśli dla siebie i innych poprzez następujące obramowanie: Jakie są moje cele? Dlaczego te negocjacje są dla mnie ważne? Jak negocjacje pomogą mi osiągnąć te cele? Wyjaśniając swe problemy, to dlaczego się nimi zajmujesz i jak negocjacje pomogą w ich osiągnięciu, formułuj swe pomysły jasno i rozważnie. Dzielenie się wartościami leżącymi u podstaw twoich celów szybko nada bieg rozmowie w potężny sposób nadając głębszą treść i siłę twemu żądaniu negocjacji.

2. Zademonstruj przełożonemu co może zyskać na rozmowie lub negocjacjach.

Kiedy uczysz się jak przekonać ludzi do negocjacji z tobą to ważne jest by wyjaśnić czemu te negocjacje powinny być dla nich takie ważne. Skup się na korzyściach krótko i długo-terminowych uwzględniając zarówno pragmatyczne jak i relacyjne elementy tego procesu. Na przykład możesz podkreślić w jaki sposób negocjacje mogą zminimalizować koszty lub mogą pomóc w rozwiązaniu pewnych problemów. Jeśli wyczuwasz że angażowanie się w negocjacje może wzmocnić twe relacje z drugą stroną to możesz również podkreślić ten punkt.

Jeśli okaże się że ma to związek z podanymi przez ciebie okolicznościami wykaż że negocjowanie z tobą przyniesie lepsze rezultaty niż inne alternatywy nie wyłączając status quo. Wykaż że koszty realizacji opcji innych niż negocjacje lub kontynuowanie konfliktu – są zbyt wysokie i że można je zmniejszyć przez podjęcie negocjacji. Zobrazuj twój sukces jako ich sukces, twoje szczęście jako ich szczęście: wspólnie wypracowane rozwiązania przynoszą obopólne korzyści i być może dla obu stron jest to szansa by coś zyskać.

3. Słuchaj, nawet jeśli odpowiedź brzmi nie.

Jeśli druga strona odmówi twej prośby o negocjacje to w pełni wysłuchaj jej odpowiedzi. Uznaj jej obawy i emocje które zostały zawarte w jej odpowiedzi. Zapytaj ją / ich dlaczego odczuwają to w ten sposób że tak postępują i sprawdź czy potrafisz rozwiązać ich podstawowe potrzeby i obawy. Tak jak zadawałeś pytanie samemu sobie na czym ci zależy i dlaczego, to tak samo dowiedz się na czym zależy drugiej stronie i dlaczego.

Na przykład twój przełożony może odrzucić twą prośbę o wynegocjowanie elastycznego czasu pracy, powołując się na standardy obowiązujące w wydziale organizacji których nie można negocjować tylko dla jednego pracownika. Podczas odrzucania wniosku dowiedziałeś się również o ważnym interesie jaki ma twój przełożony: zapewnienie by wszyscy pracownicy otrzymywali te same świadczenia, najlepiej te objęte standardami działu.

Dzięki tym informacjom możesz pracować nad identyfikacją potrzeb innych pracowników którzy mogli by być zainteresowani nad wprowadzeniem polityki elastycznego czasu pracy i możesz podejść do swego przełożonego z nową wiadomością: spróbujmy wynegocjować nowe standardy działu by sprostać zmieniającym się potrzebom pracowników. Poświęcenie czasu by zrozumieć punkt widzenia drugiej strony wiąże się z długą drogą. Jeśli potrafisz wykazać zrozumienie dla drugiej strony i sprostać jej potrzebom stawiając je w równym rzędzie ze swoimi to będzie ona bardziej skłonna by z tobą negocjować.

4. Określ właściwy czas na zadawanie pytań.

Teoria dojrzałości Williama Zartmana sugeruje, że w pewnych sytuacjach konfliktowych i przy zaistnieniu pewnych okoliczności strony częściej rozważają negocjacje jako opcję. Innymi słowy niezbędne jest taktowne wyczucie czasu. Wg Zartmana jeśli obie strony są wystarczająco pod pewną presją (może być ona finansowa, emocjonalna, dotycząca zasobów, itp.) wynikającą z obecnej konfliktowej sytuacji czy też napięcie jest szczególnie wysokie, to taka sytuacja może być dojrzała do takich działań i czas może być właściwy na zaoferowanie porozumienia w wyniku negocjacji.

Czekanie aż wynegocjowane porozumienie znajdzie się w zasięgu ręki może być trudne ale druga strona może potrzebować więcej czasu na rozważenie tego problemu lub może czuć się bardziej dotknięta przez ten problem. Bądź wyczulony i uważny na zaistniałe okoliczności i dokonuj obliczeń w oparciu o tę świadomość. Powinieneś także mieć na uwadze harmonogram dziennej pracy drugiej osoby i porę dnia. Badania nad czynnikami wpływającymi na decyzje sądowe wykazały, że decyzje sędziów były surowsze tuż przed posiłkiem i łagodniejsze tuż po posiłku. Zastanów się nad porą dnia i miejscem gdzie ta druga osoba była by najmniej zestresowana i wtedy spróbuj wykonać do niej podejście (zwłaszcza jeśli jest tuż po obiedzie).

Mając to na uwadze pamiętaj jednak że nie ma jednej „właściwej” chwili by podejść do kogoś celem negocjacji. Jest wiele odpowiednich momentów a czekanie na ten idealny moment może być wymówką do odwlekania lub uniknięcia trudnej rozmowy.

5. Bądź elastyczny i daj szefowi kontrolę w tym procesie.

Daj drugiej stronie wystarczająco dużo kontroli w decydowaniu o strukturze i miejscu spotkania tak by była bardziej skłonna przyjść na spotkanie. Zapytaj kiedy i gdzie spotkanie najbardziej by jej pasowało i dostosuj się do tych potrzeb. Możesz także dostosować się do tego w jaki sposób woli się komunikować i postępuj wg ustalonych przez nią sposobów.

Na przykład jeśli chce rozmawiać na ten temat raczej za pośrednictwem poczty elektronicznej a nie osobiście top skoryguj swoja strategię i negocjuj za pośrednictwem e-maili. Pokazanie drugiej stronie że cenisz jej potrzeby i preferencje zachęci ją do zaakceptowania twej prośby o negocjacje. Jeśli sytuacja jest delikatna to możesz zaproponować jej początkowe spotkanie (być może na neutralnym gruncie) by stworzyć poczucie swojskości i komfortu. Jeśli to początkowe spotkanie pójdzie dobre, to zaoferuj ponowne spotkanie i dyskusję na temat więcej zasadniczych kwestii i bądź przygotowany na przekonstruowanie struktury przyszłych spotkań zgodnie z potrzebami drugiej strony.

Krótko mówiąc, podczas zastanawiania się jak przekonać ludzi do negocjowania weź pod uwagę ich obawy i potrzeby oraz własne potrzeby i bądź elastyczny w zaspakajaniu tych potrzeb. Rozważ to jako część swego przygotowania do skutecznych negocjacji i pamiętaj że ów etap poprzedzający jest integralną częścią przyszłego sukcesu.

Dobrego dnia!

Michał

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!