Nasze mózgi są zaprogramowane w taki sposób, że bez przerwy myślimy o zadaniach, które nie zostały ukończone. Jest to oczywiście przydatne, gdy pracujemy nad jednym zadaniem. Problemy zaczynają się, gdy czeka nas 30 zadań do wykonania.

Dlatego zazwyczaj pierwszym krokiem w kierunku organizacji pracy jest przeniesienie ich z głowy na listę zadań.

Należysz do tej grupy fanów list typu „to-do”?  Często zdarza Ci się, że na twojej liście pozostaje mnóstwo niewykonanych zadań?  Nie jesteś sam. Badania firmy iDoneThis wskazuje, że 41% wszystkich elementów listy rzeczy do zrobienia nigdy nie zostaje zrealizowanych! Dzieje się tak dlatego, że często popełniamy trzy fundamentalne błędy przy tworzeniu takich list:

Jak być produktywnym? Porada 1.

Po pierwsze, lista rzeczy do zrobienia nie uwzględnia czasu.  

Kiedy mamy długą listę zadań, staramy się sprostać tym, które mogą być szybko zakończone, po to by odhaczyć jak największą ilość pozycji,  pozostawiając czasochłonne często kluczowe pozycje niezrealizowanymi.

Niedokończone rzeczy przyczyniają się do generowania stresu.  W psychologii znane jest to jako efekt Zeigarnik - niedokończone zadania przyczyniają się do powstania niepożądanych, niekontrolowanych myśli. Nic dziwnego, że czujemy się tak przytłoczeni w ciągu dnia, a w nocy walczymy z bezsennością.

Jak być produktywnym? Porada 2.

Po drugie, lista rzeczy do zrobienia nie rozróżnia rzeczy pilnych i ważnych.

Ponownie, naszym odruchem jest realizacja zadań pilnych i ignorowanie ważnych. Zatem planując kalendarz ustawiaj sprawy priorytetowo (np. P1 - kwestie kluczowe, P2 - kwestie bardzo ważne, P3 - ważne itd.)  i dodatkowo określaj czas ich trwania.