Jak być produktywnym? Rozważ te 3 niewielkie zmiany w procesie planowania

in ,

Nasze mózgi są zaprogramowane w taki sposób, że bez przerwy myślimy o zadaniach, które nie zostały ukończone. Jest to oczywiście przydatne, gdy pracujemy nad jednym zadaniem. Problemy zaczynają się, gdy czeka nas 30 zadań do wykonania.

Dlatego zazwyczaj pierwszym krokiem w kierunku organizacji pracy jest przeniesienie ich z głowy na listę zadań.

Należysz do tej grupy fanów list typu „to-do”?  Często zdarza Ci się, że na twojej liście pozostaje mnóstwo niewykonanych zadań?  Nie jesteś sam. Badania firmy iDoneThis wskazuje, że 41% wszystkich elementów listy rzeczy do zrobienia nigdy nie zostaje zrealizowanych! Dzieje się tak dlatego, że często popełniamy trzy fundamentalne błędy przy tworzeniu takich list:

Jak być produktywnym? Porada 1.

Po pierwsze, lista rzeczy do zrobienia nie uwzględnia czasu.  

Kiedy mamy długą listę zadań, staramy się sprostać tym, które mogą być szybko zakończone, po to by odhaczyć jak największą ilość pozycji,  pozostawiając czasochłonne często kluczowe pozycje niezrealizowanymi.

Niedokończone rzeczy przyczyniają się do generowania stresu.  W psychologii znane jest to jako efekt Zeigarnik - niedokończone zadania przyczyniają się do powstania niepożądanych, niekontrolowanych myśli. Nic dziwnego, że czujemy się tak przytłoczeni w ciągu dnia, a w nocy walczymy z bezsennością.

Jak być produktywnym? Porada 2.

Po drugie, lista rzeczy do zrobienia nie rozróżnia rzeczy pilnych i ważnych.

Ponownie, naszym odruchem jest realizacja zadań pilnych i ignorowanie ważnych. Zatem planując kalendarz ustawiaj sprawy priorytetowo (np. P1 - kwestie kluczowe, P2 - kwestie bardzo ważne, P3 - ważne itd.)  i dodatkowo określaj czas ich trwania.

Read More

Jak się zmotywować mając przed sobą duży cel?

in ,

Jak się zmotywować mając przed sobą duży i ważny cel? Warto skorzystać z listy osiągnięć.

Do każdego dużego celu, dociera się realizując setki, a nawet tysiące małych kroków.  Lista osiągnięć pomaga nam retrospektywnie spojrzeć na pokonaną drogę, na wykonaną dotąd ciężką pracę. Czasem jeden zły dzień, jeden zły moment może wprowadzić nas w stan totalnego zwątpienia w obrany kierunek. Wtedy taka lista może stać się zastrzykiem energii i optymizmu.

Zamiast koncentrować się wyłącznie na rzeczach, które jeszcze się nie zdarzyły i żyć w świecie wiecznego trybu przypuszczającego, warto czasem zmotywować się poprzez przełączenie naszej uwagi na bezpośredniość i niezwykłą konkretność przeszłości.

 Dlaczego listy osiągnięć działają?

Notowanie rzeczy "zrobionych" generuje kulę śniegową, która nabierając pędu pomaga Ci efektywnie działać dzień po dniu. Postęp sam w sobie zapewnia silną motywację, angażuje i zachęca. Profesor Harvard Business School Teresa Amabile oraz psycholog Steven Kramer odkryli, że "małe zwycięstwa"  napędzają nasz rozwój.  Kiedy odnotujesz progres, łatwiej jest Ci postępować zgodnie z zaprojektowanym planem.

Prowadzenie listy ukończonych zadań pozwala zmotywować się i zachęca do refleksji i budowania wyobrażeń o tym, gdzie jesteś. Daje cierpliwość i samoświadomość,  lepszą zdolność planowania i wyraźniejszy obraz tego, gdzie stoisz i ile drogi przed tobą.

Lista zadań wykonanych jest trudna do zignorowania, ponieważ wymaga z Twojej strony aktywnego działania. Praktyka ta polega na tym, żebyś notował swoje osiągnięcia (lub brak takowych) i uwagi dla samego siebie.

Jak zrobić listę osiągnięć aby się zmotywować?

Oczywiście, to zależy od ciebie;)

W przeciwieństwie do list rzeczy do zrobienia, masz tu większą swobodę w wyborze sposobu zapisywania dokonań. Pamiętaj tylko o tym, żeby nie przekształcić listy zadań ukończonych w "ukończoną listę zadań do zrobienia" – wtedy przestaje zdawać egzamin. Wartością listy osiągnięć jest tu autorefleksja.

Wystarczy poświęcić kilka minut na refleksję

Read More

Pilne czy ważne

in , ,

Ta strategia przypomina nieco zarządzanie czasem, ale odnosi się do skali całego tygodnia. Codzienna bieganina często pochłania nas do tego stopnia, że tracimy z oczu to, co naprawdę istotne. Nieustannie powraca do nas odwieczny konflikt pilnego z ważnym. Marnujemy czas zajmując się niewielkimi, pilnymi sprawami, podczas gdy powinniśmy raczej skupiać się na sprawach większych i istotniejszych, choć być może nie tak pilnych.

W nadchodzącym tygodniu postaraj się wziąć odwet na chaosie i nieporządku obierając jeden główny cel, który koniecznie chcesz osiągnąć. Możesz również wytypować dwa poboczne cele jeśli czujesz, że będzie to dla Ciebie dobre, ale nie więcej.

Pod koniec tygodnia przyjrzyj się swoim postępom. Czy wyznaczenie sobie celów poskutkowało w poprawieniu Twojej wydajności? Jeśli skupiałeś się tylko na trzech głównych celach, jakie przyniosło to skutki?

Read More