Udzielanie informacji zwrotnej. Jak udzielić konstruktywnego feedbacku

Udzielanie informacji zwrotnej nie należy do łatwych zadań lidera. Jak udzielać konstruktywnego feedbacku tak aby poprawić relację z pracownikiem? Poniżej kilka zasad.

Udzielanie informacji zwrotnej zasada 1. Udzielaj więcej uwag pozytywnych niż negatywnych.

 Organizacje cechujące się wysoką wydajnością pracy udzielają mniej więcej pięć razy więcej pozytywnych wypowiedzi (wyrażających wsparcie, docenienie, zachętę) niż negatywnych (wyrażających krytykę, dezaprobatę, sprzeciw). Jest tak ponieważ złe emocje są silniejsze od dobrych; nasze mózgi skupiają się bardziej  na negatywnych uwagach z opiniami zwrotnymi niż na tych pozytywnych. (Wiesz o tym jeśli kiedykolwiek jedna nieprzyjemna rozmowa popsuła Ci humor na cały dzień). Jak wskazują badania, pozytywna komunikacja koreluje ze znacznie większym zaangażowaniem pracowników. Możesz zgłaszać uwagi twym pracownikom, nawet udzielać im krytyki lub konfrontować się z nimi ale chcesz robić to w kontekście pozytywnym. Właśnie wtedy ujrzysz najlepsze rezultaty i utrzymasz morale i zaangażowanie.  

 Udzielanie informacji zwrotnej zasada 2. Skupiaj się na przekazywaniu mocnych stron  drugiej osoby, jej unikalnego wkładu i wykazywaniu najlepszych cech.

 Tradycyjnie mamy tendencję do przekazywania pracownikom uwag krytycznych. Jednak skupiając się na ich słabościach tworzymy jedynie poczucie niskiej wartości. Przez skupienie się na ich mocnych stronach tworzymy stabilnego emocjonalnie pracownika. Bądź tak konkretny odnośnie uwag pozytywnych jak negatywnych. Zazwyczaj przechodzimy nad pozytywnymi stronami wspominając o nich krótko, zaś potem rozwodzimy się dużo bardziej szczegółowo nad uwagami krytycznymi. Pamiętaj by do pozytywnych uwag dodawać konkretne przykłady.

Udzielanie informacji zwrotnej zasada 3. Podkreśl współpracę i podobieństwa.

 Staraj się zachować obiektywizm gdy mówisz o jakimś negatywnym wydarzeniu. Opisz problematyczną sytuację zamiast ją oceniać; określ obiektywnie konsekwencje lub związane z tym twoje osobiste odczucia zamiast obwiniać i zasugeruj akceptowalne alternatywy  zamiast kłócić się o to kto ma rację lub kto jest winny.

Read More

Czym charakteryzują się najlepsi szefowie?

Czym charakteryzują się najlepsi szefowie?

1. Najlepsi szefowie ustalają priorytety

Kiedy starasz się skupiać  na wszystkim to nie skupiasz się na niczym. Bystry szef to rozumie i zdaje sobie sprawę, że brak koncentracji może łatwo doprowadzić do zboczenia z obranej drogi.  Brak priorytetu oznacza, że zespół nie zmierza razem we właściwym kierunku.

W ciągu jednego dnia wiele rzeczy będzie rywalizować o zwrócenie Twojej uwagi ale Ty przed podjęciem decyzji jak spożytkować czas musisz najpierw dowiedzieć się co jest najbardziej warte Twojego czasu.

Gdy już rozpoznasz swe priorytety to inne drobniejsze sprawy staną się coraz mniej ważne. Niektóre działania będą musiały wylecieć z twego harmonogramu ponieważ nauczysz się mówić „Nie, to nie jest w tej chwili dla mnie priorytetem”.  I co ważne, ten stan rzeczy jest w porządku.

2. Najlepsi szefowie ustawiają sobie agresywne cele.

Łatwo jest pozwolić na to, aby to wydarzenia dnia decydowały o tym jak spędzisz swój czas – i zanim się zorientujesz mija już cały dzień a Ty nie zdziałałeś niczego wartościowego. Ale ludzie, którzy potrafią efektywnie zarządzają swoim czasem ustalają cele, które zamierzają osiągnąć – i trzymają się ich.

Dobrzy szefowie mogą nie mieć rozkładu dnia zaplanowanego co do minuty. Ale mają ogólny plan jak spędzą dany dzień zanim ten dzień się rozpocznie. Pozwalają aby ten plan determinował przebieg ich dnia a potem dokonują stopniowego postępu w osiąganiu swoich celów (a ostatecznie przyszłego sukcesu).

Więc spisz swoje cele a następnie pilnuj się by je osiągnąć. Jeśli nie osiągniesz wszystkiego co sobie założyłeś to się nie katuj lecz skup się na swoich celach dnia następnego.

Read More

Delegowanie zadań pracownikom. Jak robić to efektywnie?

Nieważne, czy jesteś menedżerem czy przedsiębiorcą, delegowanie zadań jest kluczowe, by zmaksymalizować produktywność i nie stracić głowy pośród setek rzeczy do zrobienia. Niestety wiele przedsiębiorców oraz przywódców nie potrafi delegować zadań w sposób efektywny – lub, jeżeli nie jest to absolutnie konieczne, zwyczajnie nie chce tego robić.

Delegowanie zadań jest jednym z najważniejszych ról lidera – ale delegowanie a efektywne delegowanie zadań to dwie zupełnie odmienne koncepcje.

Jak nauczyć się delegować i co zrobić by delegowanie zadań było skuteczne?

Nie wszystko możesz zrobić samemu. Nie wszystko powinieneś robić samemu.  W pewnym momencie będziesz musiał przekazać część zadań innym. Nie myśl o tym jednak, jak o ograniczaniu własnej odpowiedzialności – jest to raczej dawanie innym osobom szansy.

Oto porady dotyczące delegowania zadań

Zdecyduj, co możesz delegować.

Delegowanie zadań jest dla menedżerów absolutnie kluczowe. Na początek najlepiej dystrybuować zadania techniczne. Gdy aspekt techniczny został przekazany dalej, spójrz na zadania zarządcze: stwierdź, które z nich są z natury strategiczne, a które taktyczne. Dla przykładu, wybranie wskaźników do przedstawienia w raporcie zarządczym to zadanie strategiczne, natomiast zebranie samych informacji to praca taktyczna. To właśnie pracę taktyczną najlepiej przekazywać dalej.

Stwierdź, kto jest w stanie wykonać dane zadanie.

Popatrz na relację między umiejętnościami i ambicjami Twojego zespołu a zadaniem, które chcesz przekazać. Pomyśl o możliwościach rozwoju: jeżeli ktoś z Twojego zespołu ewidentnie ma aspiracje przywódcze, zadania taktyczne mogą być dobrą szansą na lepsze poznanie roli menedżera (duża część pracy menedżera składa się z zadań strategicznych, ale zaczynając od zadań taktycznych i powoli przechodząc na zadania strategiczne można uniknąć  frustracji związanej z nauką). Jeżeli nikt z Twojego zespołu nie ma wystarczających umiejętności, być może potrzebujesz kogoś nowego.

Read More

Jak zdobyć zaufanie pracowników i jaki podatek od niskiego zaufania płaci Twoja organizacja?

Jak zdobyć zaufanie pracowników i jaki podatek od niskiego zaufania płaci Twoja organizacja?

Czy zastanawiałeś się kiedykolwiek, jak wysoki podatek od zaufania płaci Twoja organizacja? Ile pieniędzy wymyka Ci się z budżetu przez to, że Twoi pracownicy nie ufają sobie lub Tobie? Czy zaufanie jest naprawdę tak istotne w sferze przywództwa? Przecież firmy płacą ludziom za wykonywanie określonych obowiązków. A może zaufanie to zbędny element, przeżytek?

Cały szereg badań dowodzi, że organizacje, w których panuje niski stopień zaufania, wiele tracą. Natomiast organizacje, w których przywódcy, którzy traktują swoich ludzi z szacunkiem i którzy zdobyli ich zaufanie, osiągają zazwyczaj ponadprzeciętne rezultaty. Organizacje te cechują się większą rentownością, większym poczuciem szczęścia wśród pracowników, ich lepszym zdrowiem i produktywnością.

 Właśnie dzięki zdobytemu z trudem zaufaniu liderzy mogą działać bez „podatku od niskiego zaufania”, który płaci wiele organizacji. Przecież kiedy członkowie zespołu wiedzą, że ktoś się nimi interesuje, są zaangażowani we wspólny cel, który jest czymś więcej niż cel osobisty.

Dla pracowników firma jest w zasadzie ich drugim domem. Idąc tym tropem nieco dalej, nietrudno zrozumieć, że nikt nie chciałby mieć na głowie wymagających rodziców  z nierealistycznymi oczekiwaniami. Co więcej, potrzeba nam wspierających szefów, którzy nam ufają i nas szanują – wtedy sami bardzo chętnie odwdzięczamy się tym samym. Każdy chce pracować z tym przełożonym lub partnerem, który go wspiera. Pracownicy, którzy nie ufają, że ich przełożeni zrobią wszystko, by mogli zrobić krok do przodu, nie będą wykazywać się entuzjazmem w pracy. A taka sytuacja jest krzywdząca dla organizacji – w każdym wypadku.

Read More

Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?

Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?

Czy czułeś kiedyś potrzebę zabrania głosu na spotkaniu, ale zrezygnowałeś, żeby nie wyglądało to jak hamowanie grupowego wysiłku? A może przewodziłeś zespołowi, którego członkowie niechętnie wyrażali własne opinie? Pewnie tak.

Syndrom grupowego myślenia występuje szczególnie często wtedy, gdy grupa wyżej ceni harmonię i spójność poglądów niż dokładną analizę sytuacji i krytyczną ocenę podejmowanych działań. Powoduje on, że poszczególni członkowie grupy bezwiednie kierują się słowami lidera
i silnie zniechęcają się do kwestionowania konsensusu.

Syndrom grupowego myślenia (Groupthink) to termin stworzony przez psychologa społecznego Irvinga Janisa (1972). Występuje on, gdy grupa podejmuje błędne decyzje, ponieważ kolektywne naciski prowadzą do pogorszenia sprawności umysłowej, oceny rzeczywistości i moralnego osądu. Grupy dotknięte tym zjawiskiem ignorują alternatywy i mają tendencję do podejmowania irracjonalnych działań.Grupa jest szczególnie narażona na ów syndrom, gdy jej członkowie mają podobne doświadczenia życiowe, gdy jest odizolowana od opinii zewnętrznych i gdy nie ma w niej jasnych zasad podejmowania decyzji.

Jak rozpoznać syndrom grupowego myślenia?

Janis uważa, że zjawisko to ma miejsce, gdy:

grupa ma silnego lidera potrafiącego wpływać na innych,

 występuje wysoki poziom spójności grupowej,

 istnieje silny nacisk z zewnątrz na podjęcie „tej właściwej” decyzji.

Dziś już powszechnie wiadomo, że zachowania tego typu występują w wielu sytuacjach, typach grup i konfiguracjach zespołów. Ważne jest więc, aby zwracać uwagę na kluczowe przejawy grupowego myślenia.

Read More

Jak wyglądać na pewnego siebie?

Jak wyglądać na pewnego siebie?

Mawia się, że jeden obraz mówi więcej, niż tysiąc słów. Wyobraź więc sobie siebie z perspektywy innej osoby np.  klienta lub szefa wchodzącego do sali konferencyjnej. Jak wyglądasz? Co sygnalizujesz? Co mówią Twoje oczy, dłonie i ramiona? Czego można się o Tobie dowiedzieć nawet zanim cokolwiek powiesz? Myślisz czasem o tym? Powinieneś.

Pewność siebie jest kluczem do sukcesu w bardzo wielu obszarach naszego życia. Ludzie pewni siebie wyróżniają się w pracy i w swoich grupach społecznych Badania wykazują, że osoby bardziej pewne siebie osiągają większe sukcesy, niż ich mniej pewni siebie koledzy.

1. Asertywna postawa

Chcesz wyglądać na bardziej pewnego siebie? Istotna jest tu Twoja postawa. Stój pewnie, rozkładając ciężar ciała równomiernie na obie stopy, które rozstawiasz na szerokość swoich ramion. Wyprostuj się a same ramiona przesuń odrobinę do tyłu – naturalnie nie za dużo. I pamiętaj, by zwracać się przodem do rozmówcy.

Unikaj „posłusznych postaw”, a więc zakładania nogi na nogę oraz przekładania całej wagi na jedną nogę.

Głowa do góry

Ludzie pewni siebie zawsze patrzą przed siebie – nigdy na stół, ziemię czy stopy. Powinieneś  zawsze udawać, że Twoja głowa jest uwiązana na sznurku, który ciągnie ją w górę.

Jeśli siedzisz…

Gdy siedzisz na krześle, usiądź wygodnie i oprzyj się o tył krzesła – nie siedź nerwowo pochylony do przodu. Możesz położyć ręce na kolanach lub, jeśli próbujesz się zrelaksować, założyć je za głowę.

Trzymaj dolną część ciała nieruchomo, z obiema stopami przystawionymi do podłogi lub lekko założonymi na siebie.

Read More

Jak zwiększyć kreatywność zespołu?

Jak zwiększyć kreatywność Twojego zespołu?

Żyjemy w czasach ciągłej zmiany i innowacji. Przywódcy wiedzą, że aby rosnąć, trzeba się rozwijać. Jeśli prosisz Twój zespół o innowacyjne pomysły a zazwyczaj wracają do Ciebie tylko rozwiązania „po staremu” czytaj dalej.

Spraw, by w zespole pracowało się przyjemnie

Pomysły mają większy potencjał, gdy pomysłodawcy są zrelaksowani i lubią swoją pracę i zespół, z którym pracują. Sprawdź więc, jak wygląda sytuacja: czy ktokolwiek się śmieje, żartuje? Jeżeli w Twoim zespole pracuje się przyjemnie, śmiechu nigdy nie zabraknie. Jeżeli natomiast go nie ma, masz przed sobą wyzwanie.

Chwal za zachowanie, nie tylko za rezultaty

Gdy ktoś przychodzi do Ciebie z pomysłem, podziękuj i pochwal ich. Nie myśl tu za dużo o wartości pomysłu.  Dzięki takiemu podejściu, pomysły zaczną się częściej pojawiać.

Zadbaj o zróżnicowanie

Gdy ludzie słyszą słowo zróżnicowanie, natychmiast myślą o proporcji mężczyzn do kobiet w zespole, itd. To powierzchowne różnice. W zespołach, różnice wewnętrzne liczą się bardziej; innymi słowy, to zróżnicowanie talentów w zespole jest drogą do sukcesu. Dla przykładu, tworząc zespół marketingowy, istotnym jest włączenie zarówno osób pomysłowych, jak i osób, które trzymają się celu i potrafią wykonać każde zadanie. Jest mało prawdopodobne by sami „pomysłowi” wprowadzili pomysły w życie.

Odpowiednie połączenie talentów pozwoli na krytyczne myślenie, innowacje procesów wewnętrznych i wyższe skupienie. Zróżnicowanie wprowadza również wiele spojrzeń na ten sam projekt. To, z kolei, generuje innowacyjne rozwiązania.

Read More

Jak zarządzać zespołem?

Jak efektywnie kierować zespołem?

Określ kierunek działania

Jeśli chcemy zbudować odnoszący sukcesy zespół, musimy zaoferować mu klarowne i wymierne cele. Cele muszą być jasne dla każdego członka zespołu, tak aby każdy je rozumiał i umiał opisać. Powinny być wymierne lub przynajmniej możliwe do zweryfikowania. Bez wymiernych celów zespoły tracą poczucie kierunku i nie są w stanie oceniać swojej skuteczności ani określać postępów. Cele muszą mieć też wyznaczone daty realizacji – to podtrzymuje motywację zespołów i dążenie do osiągnięcia celu.

Ustal OKR

Mierzenie wydajności zespołu jest niezbędne, jeśli chcemy nauczyć się, jak ją poprawiać. Bez konkretnych danych trudno ustalić, co robimy źle, a co dobrze, co należy zmienić bądź usprawnić. Efektywnym systemem jest ustalanie w ramach zespołu tzw. celów i kluczowych wyników (OKR – Objectives and Key Results). Ta metodologia, spopularyzowana przez Intela i Google, pozwala ambitnie planować kwartał lub nawet cały rok, a pod koniec danego okresu porównać wyniki z założeniami wstępnymi. OKR powinny być tworzone zarówno w zespole, jak i indywidualnie. Niezależnie od tego, czy jesteś informatykiem czy specjalistą ds. marketingu, ta forma pomiaru może zostać użyta w zasadzie w dowolnym zespole.

Bądź elastyczny

Założone normy osiągnięte, terminy dochowane, każdy projekt doskonale zrealizowany? Rzeczywistość wygląda często inaczej. Ważne jest to, jak radzimy sobie z nieosiągniętymi wynikami, z opóźnieniami i problemami w realizacji projektu. Przyjęcie elastycznego podejścia pozwala zespołowi szybko dostosować się, gdy zmieniają się ramy projektu lub jego składowe. Zmusza to również zespół do ciągłego komunikowania się i koncentracji na jakości wykonywanych zadań. 

Read More